Time Management

Van chaos naar .. kalmte, rust en controle

Tijd is de belangrijkste valuta van de 21e eeuw!

Hoe vaak check jij tijdens jouw werkdag je e-mail, check je informatiebronnen op het internet over jouw vakgebied, ga je de papierberg op je bureau te lijf in een poging orde in de chaos te scheppen, pleeg je snel even wat telefoontjes tussendoor, terwijl je weet dat er eigenlijk een echt belangrijke taak op je ligt te wachten?

Aan sommige dingen zijn we zo gewend, dat we vaak geen idee hebben van de hoeveelheid tijd die erin opgaat. Het checken van je e-mail is daar één van.

Kun jij de verleiding weerstaan om meteen je mail te openen, wanneer je een melding krijgt in je taakbalk, gewoon om even te kijken of het belangrijk is? Met als gevolg dat het beantwoorden van de mail leidt tot het opvolgen van een verzoek, tot het checken van je agenda, of tot het plegen van een telefoontje… en uiteindelijk is de belangrijke taak waar je mee begon al weer uit zicht verdwenen.

Vrijwel dagelijks heb je te maken met hoge werkdruk, informatiestromen, deadlines, interrupties en andere tijdverslindende zaken. Van alles blijft liggen, van overwerk wordt niemand gelukkig, maar soms lijkt het of je meer dan 24 uur nodig hebt in een dag. Terwijl je eigenlijk met gemak topprestaties zou kunnen leveren, zonder al die stress!

De oplossing ligt besloten in twee simpele vaardigheden: doeltreffend tijd-beheer en effectievere prioriteiten afhandeling!

Over persoonlijke effectiviteit wordt veel gesproken. Dat geeft al aan hoe belangrijk het is, maar weet je wat het is én nog belangrijker: wat je er zelf aan hebt?

Bij persoonlijke effectiviteit gaat het erom het beste uit jezelf te halen en wanneer je dit onder de knie hebt zul je ervaren dat de rest veel makkelijker gaat!

Om je hiermee te kunnen helpen delen we 4 tips om ervoor te kunnen zorgen dat je het beste uit jezelf en jouw werkdag kunt halen!

Tip 1: Een goed begin!


Onverwachte onderbrekingen en (zinloze) e-mails staan in de top 10 van meest voorkomende tijdverspillers. Begin je dag goed met het doornemen en bijwerken van je e-mail: verwerk de e-mails die je direct kunt beantwoorden en doorsturen, verwijder reclame en verplaats informatieve e-mails naar een speciale map. Uitvloeiende (grotere) taken noteer je op je actielijst. Probeer jezelf aan te leren op vaste momenten je e-mail te controleren en laat je er niet meer door afleiden!

Tip 2: Maak een planning


Schrijf op wat je moet doen en stel prioriteiten. Als je een actielijst hebt wat alleen maar bestaat uit alles wat er nog aan taken op je ligt te wachten, dan heb je nog geen overzicht van wat wel en niet belangrijk is. Geef op je lijst aan wat de drie prioriteiten zijn voor die dag. Vermijd multitasking: het is een echte focus killer. Begin aan een taak, maak deze af, streep het door op het lijstje en begin aan de volgende. Oefening baart kunst, maar u zult absoluut blij zijn wanneer u het onder de knie heeft. Het zal je verbazen hoeveel het afvinken van taken je kan motiveren!

Tip 3: Zorg dat je niet wordt gestoord


Leg de hoorn naast de haak, sluit je koptelefoon aan (om niet afgeleid te worden door geluiden van buitenaf), hang het “Niet Storen”- bordje aan je deur, schakel je e-mail herinneringen uit en ruim alle spullen op die op je bureau liggen en die je kunnen afleiden.
Als je grootste tijdverspillers vooral gerelateerd zijn aan online bezigheden, overweeg dan eens enige tijd je (online) verbinding uit te schakelen. Denk hierbij aan je mobiel of internet in zijn algemeen.

Tip 4: Zorg voor een opgeruimd bureau en archief


Het is wellicht cliché, maar daardoor niet minder waar. Natuurlijk moet je fijn kunnen werken en alle benodigde spullen gebruiken, maar zorg wel voor orde en overzicht. Geef alles een eigen plek, gooi weg wat je niet nodig hebt en archiveer wat bewaard moet blijven! Het efficiënt archiveren kan veel tijdwinst opleveren!

 

Wil je meer leren over persoonlijke effectiviteit en wat dit kan betekenen voor jouw situatie? Neem dan eens een kijkje op één van de volgende pagina’s: effectiviteit voor werknemers of effectiviteit voor managers en leidinggevenden!