Ga de tijdverspillers te lijf!

Hoe vaak check jij tijdens jouw werkdag je e-mail, check je informatiebronnen op het internet over jouw vakgebied, ga je de papierberg op je bureau te lijf in een poging orde in de chaos te scheppen, pleeg je snel even wat telefoontjes tussendoor, terwijl je weet dat er eigenlijk een echt belangrijke taak op je ligt te wachten?

Hoe vaak heb je van die dagen dat je het gevoel hebt dat je de hele dag hebt lopen rennen, maar dat er eigenlijk niets substantieels uit je handen is gekomen? En ondertussen voel je de dreiging van een belangrijke  deadline in je nek hijgen.

Aan sommige dingen zijn we zo gewend, dat we vaak geen idee hebben van de hoeveelheid tijd die erin opgaat. Het checken van je e-mail is daar één van.

Wie kan de verleiding weerstaan om meteen je mail te openen, wanneer je een melding krijgt in je taakbalk, gewoon om even te kijken of het belangrijk is?Met als gevolg dat het beantwoorden van de mail leidt tot het opvolgen van een verzoek, tot het checken van je agenda, of tot het plegen van een telefoontje… en uiteindelijk is de belangrijke taak waar je mee begon al weer uit zicht verdwenen. Herkenbaar?

Als jouw antwoord op die vraag (ook) “Ja!” is, lees dan verder. Wellicht heb je wat houvast aan onderstaande tips!

 

Tip 1: Onderzoek wat jouw tijdsverspillers zijn

Wat doe je het vaakst? Grote kans dat je hierop antwoordt: e-mail checken. Of: aan de telefoon hangen. Of: websites bekijken. Maar dénk je dat of wéét je dat? Als je het niet zeker weet: houd dan voor jezelf eens een paar dagen bij hoe je je tijd besteedt. Dit kun je doen door zelf een lijstje te maken of door een speciale timer (bijvoorbeeld het programma Toggl) op je computer te installeren.

Tip 2: Weet wat belangrijk is

Als je een to-do-lijst hebt, wat alleen maar bestaat uit alles wat er nog aan taken op je ligt te wachten, dan heb je nog geen overzicht van wat wel en niet belangrijk is. Geef op je lijst aan wat de drie prioriteiten zijn voor die dag. Alle andere taken zijn ondergeschikt en doe je pas ná de drie hoofdtaken.

Tip 3: Hou je prioriteiten letterlijk in beeld

Zorg ervoor dat de drie prioriteiten die je voor de dag hebt bepaald prominent in beeld zijn. Op je computer, op de muur of desnoods midden op je bureau – zorg ervoor dat je je prioriteiten (letterlijk) niet uit het oog verliest.

Tip 4: Concentreer je op één taak tegelijk

Bepaal per geprioriteerde taak hoeveel tijd je eraan gaat besteden en concentreer je gedurende die tijd ook alleen op die taak. Om te voorkomen dat je onrustig wordt van het in de gaten houden van de tijd kan het handig zijn om een kookwekker of andere timer te zetten. De gedachte dat je de tijd in de gaten moet houden, kun je dan ook uit je hoofd zetten.

Tip 5: Verander je gewoonten

Stel: je hebt ontdekt dat het checken van je e-mail een van de dingen is waaraan je veel tijd verspilt. Ga dan de gewoonte om elke 5 minuten je e-mail te checken te lijf, met de afspraak aan jezelf om e-mail bijvoorbeeld nog maar twee of drie keer per dag te checken en bepaal hiervoor ook een specifieke tijd.

Tip 6: Zorg dat je niet wordt gestoord

Leg de hoorn naast de haak, sluit je koptelefoon aan (om niet afgeleid te worden door geluiden van buitenaf), hang het “Niet Storen”- bordje aan je deur, schakel je e-mail herinneringen uit en ruim alle spullen op die op je bureau liggen en die je kunnen afleiden.

Tip 7: Uitschakelen

Als je grootste tijdverspillers vooral gerelateerd zijn aan online bezigheden, overweeg dan eens enige tijd je (online) verbinding uit te schakelen. Denk hierbij aan je mobiel, of internet in zijn algemeen.

Tip 8: Evalueer

Sta eens in de zoveel tijd stil bij de manier waarop je je werk organiseert en bij de vraag of het handiger kan. Dat betekent niet dat je jouw aanpak voortdurend moet wijzigen, maar de mens is nu eenmaal een gewoontedier. Vaak doen we de dingen puur omdat we gewend zijn ze op die bepaalde manier te doen. Check af en toe of dat bij jou ook het geval is en of die gewoontes wel efficiënt (genoeg) zijn.

Tip 9: Vier je succes

Als je jouw doel van de dag wel hebt bereikt, vier dat dan ook! Het goede gevoel dat je jouw doel hebt weten te bereiken, motiveert je weer voor de dagen die nog komen!

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.