Het schrijven van (zakelijke) brieven en/of e-mails wordt door veel mensen als een tijdrovende klus ervaren. Het is belangrijk een brief te schrijven die de lezer niet voor problemen stelt, een bondige brief die lekker leest, een brief waarmee het doel wordt bereikt dat de schrijver voor ogen heeft. Samengevat: een heldere brief met effect!

Met onze 3 tips en het 10-stappenplan schrijf jij met gemak een effectieve brief!

Tip 1: Gezichtspunt van de lezer

Het belangrijkste is dat je brieven niet langer vanuit je eigen gezichtspunt schrijft, maar vanuit het gezichtspunt van de lezer.
Draai de knop om: het gaat erom dat de lezer jouw boodschap begrijpt, accepteert en bereid is deze in overweging te nemen, uit te voeren, enz.

Tip 2: Bepaal het doel

Bij communiceren, en dus ook bij het schrijven van brieven, is het belangrijk dat je je bewust bent van de doelen die je wilt bereiken,
dat je een goed beeld hebt van je publiek en dat je aandacht besteedt aan de situatie waarbinnen je communiceert.

Tip 3: Begrip & inlevingsvermogen

Bij een goede brief gaat het niet alleen om een goede indeling, goede stijl en goede spelling, maar ook om begrip en inlevingsvermogen.
Om respect, ook voor mensen die niet zo handelen als je verwacht. De kunst is de juiste toon te kiezen, de juiste woorden te vinden,
de lezer voor je te winnen in plaats van hem tegen je in het harnas te jagen.

Neem de tijd voor de voorbereiding: niet meteen de pen op het papier of de vingers op het toetsenbord,
maar eerst het antwoord zoeken op vragen zoals:
– Wat zijn mijn doelen?
– Wie zijn mijn lezers?
– Wat weten ze van het onderwerp?
– Hoe staan ze tegenover het onderwerp?

10 stappen plan voor een effectieve zakelijke brief

  1. Stel het onderwerp en de belangrijkste boodschap vast;afzender naar lezer
  2. Stel de doelen vast;
  3. Stel vast wie de lezers van de brief zijn;
  4. Stel vast welke informatie noodzakelijk is;
  5. Zet de informatie in een logische volgorde;
  6. Schud de hand van uw lezer;
  7. Schrijf een kladversie;
  8. Corrigeer de kladversie;
  9. Trap niet op de lange tenen van de lezers;
  10. Schrap de clichés, behoud de conventies.

Wil je meer leren over helder en effectief zakelijk schrijven?
Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien; spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.

Leave a Reply