Category

Time Management

Ga tijdverspillers te lijf met deze 9 strategieën!

By | Time Management | No Comments

Ga de tijdverspillers te lijf!

Hoe vaak check jij tijdens jouw werkdag je e-mail, check je informatiebronnen op het internet over jouw vakgebied, ga je de papierberg op je bureau te lijf in een poging orde in de chaos te scheppen, pleeg je snel even wat telefoontjes tussendoor, terwijl je weet dat er eigenlijk een echt belangrijke taak op je ligt te wachten?

Hoe vaak heb je van die dagen dat je het gevoel hebt dat je de hele dag hebt lopen rennen, maar dat er eigenlijk niets substantieels uit je handen is gekomen? En ondertussen voel je de dreiging van een belangrijke  deadline in je nek hijgen.

Aan sommige dingen zijn we zo gewend, dat we vaak geen idee hebben van de hoeveelheid tijd die erin opgaat. Het checken van je e-mail is daar één van.

Wie kan de verleiding weerstaan om meteen je mail te openen, wanneer je een melding krijgt in je taakbalk, gewoon om even te kijken of het belangrijk is?Met als gevolg dat het beantwoorden van de mail leidt tot het opvolgen van een verzoek, tot het checken van je agenda, of tot het plegen van een telefoontje… en uiteindelijk is de belangrijke taak waar je mee begon al weer uit zicht verdwenen. Herkenbaar?

Als jouw antwoord op die vraag (ook) “Ja!” is, lees dan verder. Wellicht heb je wat houvast aan onderstaande tips!

 

Tip 1: Onderzoek wat jouw tijdsverspillers zijn

Wat doe je het vaakst? Grote kans dat je hierop antwoordt: e-mail checken. Of: aan de telefoon hangen. Of: websites bekijken. Maar dénk je dat of wéét je dat? Als je het niet zeker weet: houd dan voor jezelf eens een paar dagen bij hoe je je tijd besteedt. Dit kun je doen door zelf een lijstje te maken of door een speciale timer (bijvoorbeeld het programma Toggl) op je computer te installeren.

Tip 2: Weet wat belangrijk is

Als je een to-do-lijst hebt, wat alleen maar bestaat uit alles wat er nog aan taken op je ligt te wachten, dan heb je nog geen overzicht van wat wel en niet belangrijk is. Geef op je lijst aan wat de drie prioriteiten zijn voor die dag. Alle andere taken zijn ondergeschikt en doe je pas ná de drie hoofdtaken.

Tip 3: Hou je prioriteiten letterlijk in beeld

Zorg ervoor dat de drie prioriteiten die je voor de dag hebt bepaald prominent in beeld zijn. Op je computer, op de muur of desnoods midden op je bureau – zorg ervoor dat je je prioriteiten (letterlijk) niet uit het oog verliest.

Tip 4: Concentreer je op één taak tegelijk

Bepaal per geprioriteerde taak hoeveel tijd je eraan gaat besteden en concentreer je gedurende die tijd ook alleen op die taak. Om te voorkomen dat je onrustig wordt van het in de gaten houden van de tijd kan het handig zijn om een kookwekker of andere timer te zetten. De gedachte dat je de tijd in de gaten moet houden, kun je dan ook uit je hoofd zetten.

Tip 5: Verander je gewoonten

Stel: je hebt ontdekt dat het checken van je e-mail een van de dingen is waaraan je veel tijd verspilt. Ga dan de gewoonte om elke 5 minuten je e-mail te checken te lijf, met de afspraak aan jezelf om e-mail bijvoorbeeld nog maar twee of drie keer per dag te checken en bepaal hiervoor ook een specifieke tijd.

Tip 6: Zorg dat je niet wordt gestoord

Leg de hoorn naast de haak, sluit je koptelefoon aan (om niet afgeleid te worden door geluiden van buitenaf), hang het “Niet Storen”- bordje aan je deur, schakel je e-mail herinneringen uit en ruim alle spullen op die op je bureau liggen en die je kunnen afleiden.

Tip 7: Uitschakelen

Als je grootste tijdverspillers vooral gerelateerd zijn aan online bezigheden, overweeg dan eens enige tijd je (online) verbinding uit te schakelen. Denk hierbij aan je mobiel, of internet in zijn algemeen.

Tip 8: Evalueer

Sta eens in de zoveel tijd stil bij de manier waarop je je werk organiseert en bij de vraag of het handiger kan. Dat betekent niet dat je jouw aanpak voortdurend moet wijzigen, maar de mens is nu eenmaal een gewoontedier. Vaak doen we de dingen puur omdat we gewend zijn ze op die bepaalde manier te doen. Check af en toe of dat bij jou ook het geval is en of die gewoontes wel efficiënt (genoeg) zijn.

Tip 9: Vier je succes

Als je jouw doel van de dag wel hebt bereikt, vier dat dan ook! Het goede gevoel dat je jouw doel hebt weten te bereiken, motiveert je weer voor de dagen die nog komen!

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.

8 tips om het beste uit jouw werkdag én jezelf te halen!

By | Personal Development, Time Management | No Comments

Je kent het wel: er liggen stapels werk op je bureau, maar op één of andere manier wil het maar niet lukken er doorheen te komen. Geen zorgen, je bent niet de enige die af en toe met de handen in het haar zit!

Wij delen 8 tips om je werkdag efficiënt in te delen, zodat die stapel met werk aan het einde van de dag toch echt een stuk geslonken is!

Tip 1: Een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd

Het is wellicht cliché, maar daardoor niet minder waar. Natuurlijk moet je fijn kunnen werken en alle benodigde spullen gebruiken, maar zorg wel voor orde en overzicht. Geef alles een eigen plek, gooi weg wat je niet nodig hebt en documenteer wat bewaard moet blijven.

Tip 2: Actieplan

Schrijf per dag op wat je moet doen en stel vervolgens prioriteiten. Bedenk hoeveel tijd je per activiteit kwijt bent en maak zo een eenvoudige planning voor de dag. Het zal je verbazen hoeveel het afvinken van taken je kan motiveren!

Tip 3: Progressie openstaande taken

Deel een grote activiteit op in kleinere stukjes. Het is makkelijker een korte taak af te ronden en het is fijn om tussendoor progressie te kunnen zien. Ook wanneer je vastloopt op een taak, kan het handig zijn om deze op te breken in kleinere stukjes, zo weet je waar je wél mee verder kan.

Tip 4: Ken je verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Veel kostbare tijd gaat verloren aan het oplossen van problemen die bij een ander horen, of het afschuiven van taken die je eigenlijk zelf moet oppakken. Dreig je vast te lopen, bedenk dan goed of het echt jouw taak is. Zo ja, twijfel niet langer en ga er direct mee aan de slag. Zo nee, draag het dan over en ga verder met het actieplan.

Tip 5: Vermijd multitasking

Het is een echte focus killer. Begin aan een taak, maak deze af, vink het af op je planning en begin aan de volgende taak. Oefening baart kunst, in het begin zal dit niet altijd makkelijk zijn, maar je zult absoluut blij zijn wanneer je het onder de knie hebt.

Tip 6: Afspraken plannen

Probeer meetings en afspraken zo vroeg mogelijk op de dag in te plannen. De tijd voorafgaand aan een afspraak is vaak verspild en dat is eeuwig zonde.

Tip 7: ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’

Lastig om op gang te komen? Begin met een korte taak en bouw dan op. ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’ luidt de spreuk, en dit is de juiste manier om dat te doen.

Tot slot tip 8: Andere gedachten?!?

Wanneer je afgeleid raakt door een gedachte, schrijf deze dan direct op. Of het nu een nieuw idee of zomaar een gedachte is; wanneer het op papier staat is het uit je hoofd en ‘popt’ het niet de hele tijd op.

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.