Category

Personal Development

8 tips om het beste uit jouw werkdag én jezelf te halen!

By | Personal Development, Time Management | No Comments

Je kent het wel: er liggen stapels werk op je bureau, maar op één of andere manier wil het maar niet lukken er doorheen te komen. Geen zorgen, je bent niet de enige die af en toe met de handen in het haar zit!

Wij delen 8 tips om je werkdag efficiënt in te delen, zodat die stapel met werk aan het einde van de dag toch echt een stuk geslonken is!

Tip 1: Een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd

Het is wellicht cliché, maar daardoor niet minder waar. Natuurlijk moet je fijn kunnen werken en alle benodigde spullen gebruiken, maar zorg wel voor orde en overzicht. Geef alles een eigen plek, gooi weg wat je niet nodig hebt en documenteer wat bewaard moet blijven.

Tip 2: Actieplan

Schrijf per dag op wat je moet doen en stel vervolgens prioriteiten. Bedenk hoeveel tijd je per activiteit kwijt bent en maak zo een eenvoudige planning voor de dag. Het zal je verbazen hoeveel het afvinken van taken je kan motiveren!

Tip 3: Progressie openstaande taken

Deel een grote activiteit op in kleinere stukjes. Het is makkelijker een korte taak af te ronden en het is fijn om tussendoor progressie te kunnen zien. Ook wanneer je vastloopt op een taak, kan het handig zijn om deze op te breken in kleinere stukjes, zo weet je waar je wél mee verder kan.

Tip 4: Ken je verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Veel kostbare tijd gaat verloren aan het oplossen van problemen die bij een ander horen, of het afschuiven van taken die je eigenlijk zelf moet oppakken. Dreig je vast te lopen, bedenk dan goed of het echt jouw taak is. Zo ja, twijfel niet langer en ga er direct mee aan de slag. Zo nee, draag het dan over en ga verder met het actieplan.

Tip 5: Vermijd multitasking

Het is een echte focus killer. Begin aan een taak, maak deze af, vink het af op je planning en begin aan de volgende taak. Oefening baart kunst, in het begin zal dit niet altijd makkelijk zijn, maar je zult absoluut blij zijn wanneer je het onder de knie hebt.

Tip 6: Afspraken plannen

Probeer meetings en afspraken zo vroeg mogelijk op de dag in te plannen. De tijd voorafgaand aan een afspraak is vaak verspild en dat is eeuwig zonde.

Tip 7: ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’

Lastig om op gang te komen? Begin met een korte taak en bouw dan op. ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’ luidt de spreuk, en dit is de juiste manier om dat te doen.

Tot slot tip 8: Andere gedachten?!?

Wanneer je afgeleid raakt door een gedachte, schrijf deze dan direct op. Of het nu een nieuw idee of zomaar een gedachte is; wanneer het op papier staat is het uit je hoofd en ‘popt’ het niet de hele tijd op.

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.

Het belang van duidelijke communicatie

By | Personal Development | No Comments

Onduidelijke correspondentie is één van de grootste ergernissen op de werkvloer.
Daarnaast jagen organisaties zich op kosten door ingewikkeld- en oubollig taalgebruik, taalfouten en onduidelijkheden.

Uit onderzoek (bron: Rik van Schagen / Zone 5300) blijkt dat circa 40% van de volwassenen minstens eens per maand onbegrijpelijke brieven, e-mails of brochures ontvangen.
Na onbegrijpelijke correspondentie pakt 52% de telefoon om het conflict op te lossen. 48% stuurt een e-mail of brief terug en 47% bezoekt de website.

Onduidelijke communicatie leidt tot extra kosten door onnodige belasting van de klantenservice.
Daarnaast kost het zowel voor afzender als lezer meer tijd, tijd die beter aan andere taken besteed kan worden.

Correspondentie ergernis top-5:

1. Onnodig ingewikkeld en juridisch taalgebruik 34%
2. Onduidelijk wat van mij wordt verwacht 17%
3. Taal- en tikfouten en onpersoonlijk 13%
4. Ambtelijk of oubollig taalgebruik 9%
5. Ongestructureerd, warrig 8%

In onze blog ‘Helder zakelijk schrijven: tienstappenplan voor een effectieve brief / e-mail’ leer je hoe
je kunt zorgen dat jouw tekst een heldere boodschap heeft en zorgt voor duidelijkheid!

Ben jij je bewust van het belang van heldere en efficiënte correspondentie?
Klik hier om meer te lezen over onze training zakelijk schrijven!

Spreek jij collega’s en klanten aan op gedrag? Wij delen 5 tips!

By | Personal Development | No Comments

Het is enorm lastig om een klant aan te spreken op zijn of haar gedrag, of een collega op zijn of haar ondermaatse prestaties? Zeker voor managers behoort het brengen van slecht nieuws en het bespreekbaar maken van problemen bij het takenpakket.  Toch is het vaak een vervelend proces!

Weet je niet waar je moet beginnen? Wij delen 5 tips met je om collega’s en klanten aan te spreken en een motivatie- of prestatieprobleem op te lossen!

Tip 1: Een bespreking inplannen

Het is belangrijk om irritaties niet uit de weg te gaan en ervoor te zorgen dat problemen goed worden besproken! Plan daarom een afspraak in en maak voldoende tijd vrij. Maak in de uitnodiging duidelijk waar de afspraak over zal gaan, zodat de collega en/of klant alvast kan nadenken over het probleem en een eventuele oplossing!

Tip 2: Doe de relatie geen schade aan

Het gesprek draait om het feit dat de prestaties worden verbeterd en/of het gedrag positief wordt beïnvloed. Zorg daarom voor een goede verstandhouding en focus op het gedrag en de prestaties die in het verleden zijn geleverd. Laat de focus niet liggen op de persoon, maar op het gedrag. Door deze twee aspecten van elkaar te scheiden laat je zien dat je wel degelijk respect hebt, maar dat je het gedrag niet tolereert en graag verbetering ziet. Verstandig is om het gesprek positief te starten en de collega en/of klant te complimenteren over iets positiefs!

Tip 3: Zorg voor een akkoord

Het is tijd om de problemen te bespreken. Het is noodzakelijk om duidelijk uit te leggen wat het probleem is en dat het gedrag in strijd is met de verwachtingen, normen en principes van het bedrijf. Herhaal vervolgens alle problemen en sluit af met een gesloten vraag om te controleren of de collega en/of klant begrijpt wat het probleem is en wat voor gevolgen het gedrag heeft. Kies bijvoorbeeld voor: “Ben je het ermee eens dat wij onze klanten met respect moeten behandelen en altijd vriendelijk moeten blijven?”.

Tip 4: Focus op de feiten

Nadat je hebt aangegeven wat de problemen zijn, is het belangrijk om dieper op het probleem in te gaan. Leg uit waarom dit gedrag of de prestaties niet geaccepteerd worden. Focus niet te veel op je persoonlijke mening, maar op de normen en waarden van het bedrijf!

Tip 5: Oplossingen vertalen naar doelstellingen

Denk samen na over de oplossingen en concretiseer het plan. Zet de doelstellingen op papier en deel deze met elkaar. In de doelstellingen kun je een datum opnemen waarop de doelstellingen moeten worden geëvalueerd.

In grote lijnen heb je nu een goed beeld van het proces waarin je problemen bespreekbaar maakt en omzet in positieve doelstellingen. Toch kan het lastig zijn om het gesprek daadwerkelijk te voeren, doordat je te maken hebt met “moeilijke personen”. Deze werknemers manipuleren anderen en passen niet binnen het bedrijf.

Door een training te volgen die zich focust op samenwerken en het omgaan met moeilijke mensen, zorg je ervoor dat je precies weet hoe je met dergelijke werknemers en klanten om moet gaan. Je leert bepaalde trekjes te herkennen en de scherpe randjes uit te schakelen wat je helpt om boze collega’s te neutraliseren en een goede relatie op te bouwen met die “lastige klant”.

 

Een goed gesprek: de 10 basisregels!

By | Personal Development | No Comments

Effectief communiceren is één van de belangrijkste vaardigheden die je kunt hebben.
Deze vaardigheid wordt echter vaak als lastig bestempeld, maar wat is het geheim van een goed gesprek?

Kijk de andere persoon aan, herhaal wat je hebt gehoord of vat het samen en kijk, knik en glimlach om te laten zien dat je aandachtig luistert naar zijn veelgehoorde adviezen.

Celeste Headlee deelt 10 andere praktische tips voor een goed gesprek tijdens haar TED-Talk.

1. Doe één ding tegelijk

Zorg dat je er volledig bij bent met je aandacht en stop met multitasken, dus leg je autosleutels weg,
denk niet aan het avondeten of andere zaken, maar wees aanwezig in het moment!
Als je het gesprek niet wilt voeren, beëindig dan het gesprek.

2. Houd geen betoog

Doe niet alsof je alles al weet. Ga er tijdens elk gesprek vanuit dat je iets kunt leren.
Zet bovendien je ego en eigen mening opzij. Bedenk: iedereen die je ontmoet weet iets wat jij niet weet.

3. Stel open vragen

Begin je vragen met woorden als wie, wat, wanneer, waar, waarom of hoe.
Zo laat je de ander nadenken over je open vraag en krijg je een interessanter antwoord dan enkel ‘ja’ of ‘nee’.

4. Laat je meevoeren

Laat de gedachten die in je opkomen gaan en blijf luisteren, blijf aanwezig in het gesprek
en laat je niet afleiden door gedachten die in je opkomen.

5. Wees eerlijk

Wees geen expert; als je iets niet weet, zeg dan dat je het niet weet.
Voer geen loze praatjes en wees eerlijk!

6. Stel jouw ervaring niet gelijk aan die van een ander

Als iemand iets vervelends heeft meegemaakt, zoals het verlies van een familielid, begin dan niet over toen jij een familielid verloor.
Als iemand praat  over problemen op het werk, begin dan niet over hoe erg jouw baan is. Het is niet hetzelfde, dat is het nooit.
Iedere ervaring is persoonlijk en bovendien gaat het niet over jou.

7. Val niet in herhaaling

Niet eindeloos blijven herhalen! Het is neerbuigend en saai en toch herhalen we vaak weer het punt dat we willen maken, telkens in andere bewoording. Doe het niet!

8. Laat de details achterwege

Mensen zijn niet geïnteresseerd in de jaren, namen, data en andere precieze data waar jij met zo veel moeite op probeert te komen.
Het gaat ze om jou, ze willen weten wie jij bent en wat jullie overeenkomsten zijn; dus vergeet de details en laat ze weg!

9. Niet de laatste, maar wel de belangrijkste: luister!

Stephen Covey heeft het mooi gezegd. Hij zei: “De meesten van ons luisteren niet met de intentie om te begrijpen,
maar luisteren met de intentie om te reageren.” Luister en anderen hechten ook meer waarde aan wat jij te zeggen hebt.

10. Houd het kort

Houd het kort. Of, zoals Celeste Headlee haar verhaal afsluit:
“A good conversation is like a miniskirt; short enough to retain interest, but long enough to cover the subject.”

 

Dus, in het kort: ga erop uit, praat met mensen, luister naar mensen en wees vooral bereid versteld te staan!

Effectief communiceren is zeker niet makkelijk, maar met deze 10 tips ben je alvast op de goede weg. Wil je meer leren over effectief communiceren? Bekijk dan eens de training van taalgoeroe Rien: ‘spelling & zakelijk schrijven: 10 voor taal’

 

Oplossingsgericht denken: vind jouw 18e kameel!

By | Personal Development | No Comments

Dat creativiteit wordt beloond en moeilijke en zelfs ogenschijnlijke onoplosbare situaties toch tot een goed einde kunnen worden gebracht, blijkt maar weer uit dit kamelenraadsel uit de  TEDx conferentie van William Ury.

De conferentie over beïnvloeden en overtuigen, genaamd ‘De route van “nee” naar “ja”!’ van William Ury start met het vinden van de 18e kameel!

Het kamelenraadsel gaat over een man uit het Midden-Oosten die zijn drie zonen 17 kamelen naliet. Aan de eerste zoon liet hij de helft van de kamelen na, aan de tweede zoon liet hij een derde van de kamelen na en aan de jongste zoon liet hij een negende van de kamelen na.

De drie zonen braken zich het hoofd over hoe zij de kamelen konden verdelen. 17 is niet deelbaar door twee. Het is niet deelbaar door drie en het is niet deelbaar door 9. De broers raakten er gezamenlijk niet uit. Ze besloten een oude, wijze vrouw te raadplegen, welke lang nadacht en zei; “Ik weet niet of ik jullie kan helpen, maar ik heb één kameel en die mogen jullie hebben”.  De broers hadden nu 18 kamelen.

De eerste zoon nam zijn helft; de helft van 18 is negen. De tweede zoon nam zijn derde; een derde van 18 is zes. De jongste zoon naam zijn negende; een negende van 18 is twee. Er waren nu 17 kamelen verdeeld en er bleef 1 kameel over, welke netjes werd teruggegeven aan de oude wijze vrouw.

Denk je er even over na, dan lijkt dit verhaal op veel van de moeilijke onderhandelingen en samenwerkingen die we meemaken. Met een totaal van 17 kamelen is er geen oplossing voor de broers. Neem afstand van het probleem en vind zó het achttiende kameel!

Beschouw een lastige situatie vanaf nu als een uitdaging. Los verschillende ogenschijnlijke lastige situaties op en train jezelf in het succesvol aanpakken en oplossen hiervan!