Category

Effectief schrijven

Weet jij hoe je hersenen werken?

By | Effectief schrijven | No Comments

Elk brein bestaat uit zo’n miljoen miljoen cellen, 1.000.000.000.000! Elke cel, neuron is een elektrochemisch complex en een krachtige microdata-processor en transmitter. Zo’n cel ziet eruit als een superinktvis met duizenden tentakels.

Elke keer als je denkt, wordt er een bericht verstuurd langs deze tentakels (dendrieten). De eerste keer moet het zijn weg vinden, hoe vaker deze weg gebruikt wordt, hoe makkelijker het gaat. Hoe vaker je dus patronen, kaarten of gedachten herhaalt, hoe minder weerstand er is. Met al die dendrieten zijn er gigantische mogelijkheden van paden. Als we die uit willen schrijven hebben we een getal dat start met een 1 gevolgd door 10.5 miljoen KILOMETER aan nullen.

We kunnen de hersenen duidelijk in een linker en een rechter hersenhelft verdelen. Links is analytisch en recht noemt men vaak het creatieve.

De helften zijn dominant in bepaalde activiteiten, maar zijn vaardig op elk vlak. Roger Sperry heeft deze in kaart gebracht.

Door een simpele vragenlijst kunnen we onze eigen dominante hersenhelft vaststellen.

 

De psychologie van leren en herinneren

Onderzoek heeft aangetoond dat tijdens een leerproces het brein voornamelijk de volgende dingen herinnert:

  • dingen van het begin van het leerproces;
  • dingen aan het eind van het leerproces;
  • dingen met een relatie naar iets dat we al kennen;
  • dingen die benadrukt worden als uniek of bijzonder
  • dingen die de zintuigen sterk aanspreken;
  • dingen die jou bijzonder interesseren.

Deze kenmerken en niet links, rechts zijn de basis voor een Mind Map.

De brein heeft 5 hoofdtaken:

  • Ontvangen: door je zintuigen.
  • Vasthouden: je geheugen, inclusief het kunnen opslaan en terughalen.
  • Analyseren: patroonherkenning en informatieprocessen.
  • Het uitgeven: een vorm van communicatie of creatieve handeling, inclusief denken.
  • Controleren: alle mentale en fysieke functies.

Deze 5 functies versterken elkaar. Het is makkelijker iets te ontvangen als je er interesse in hebt of gemotiveerd bent.

Zinsbouw, het instrument van de schrijver

By | Effectief schrijven | No Comments

Vaag en abstract: de lijdende vorm

Dezelfde mededeling kan op twee manieren worden geformuleerd:

  1. Bedrijvende vorm (iemand doet iets): De inspecteur beoordeelt uw aanvraag.
  2. Lijdende vorm (iets wordt gedaan door iemand): Uw aanvraag wordt door de inspecteur beoordeeld.

Als de lijdende vorm wordt gebruikt zonder de ‘door’-bepaling, dan wordt de formulering vaag. Van de lijdende vorm ‘iets wordt gedaan door iemand’ blijft dan alleen over ‘iets wordt gedaan’: Er wordt overwogen om de vleugel te verbouwen.

Wie overweegt hier iets? De directie, de gemeente, het Rijk? Dat staat er niet bij en wordt dus vaag gelaten.

Het wordt nog vager als een van de volgende zinnen luidt: Er wordt benadrukt dat de recreatieve functie niet mag verdwijnen.

Wie benadrukt hier? Zijn dat dezelfde personen of instanties die daarnet iets overwogen? Of zijn dat weer anderen? Het blijft onduidelijk, omdat de personen over wie het gaat, feitelijk niet genoemd worden. Een tekst die zo slordig omgaat met de persoon over wie het gaat, kán niet helder zijn.

De lijdende vorm kan je verbeteren door het gebruiken van de ‘door’-bepaling (door wie wordt iets gedaan?): Er wordt door het Rijk overwogen om de vleugel te verbouwen.

De lijdende vorm kan je onschadelijk maken door de bedrijvende vorm te gebruiken. Die dwingt de schrijver namelijk om het onderwerp te noemen.

Passief Actief
De opdracht zal worden uitgevoerd… Wij zullen de opdracht uitvoeren…
Ons is gevraagd… Onze docent vraagt van ons…
Er was nog niet ingegrepen, hoewel er bijzonder lang gesproken werd. De voorzitter had nog niet ingegrepen, hoewel de woordvoerder bijzonder lang sprak.

Gebruik de lijdende vorm als de handelende persoon:

  • niet relevant is: In § 6 wordt daar aandacht aan besteed.
  • onbekend is: Er is een overval gepleegd.
  • om tactische redenen niet wordt genoemd: Er is een fout geslopen in het reglement.

Schrijf jij onverstaanbaar? Met deze 5 tips schrijf jij verstaanbaar!

By | Effectief schrijven | No Comments

Onverstaanbaar en verstaanbaar schrijven

Je kent het vast wel, mailtjes of brieven die binnenkomen die zo onverstaanbaar en niet logisch zijn. In deze blog vindt je vijf tips over hoe je onverstaanbaar kunt schrijven en vervolgens vijf tips over je juist wel verstaanbaar kunt schrijven.

Vijf tips om onverstaanbaar te schrijven

Onverstaanbaar schrijven? Probeer het zo:

  1. Leef je niet in je lezer in, verkoop vooral je eigen verhaal;
  2. Verstop de kern van de boodschap diep in de tekst;
  3. Prop zoveel mogelijk informatie in zoveel mogelijk woorden;
  4. Maak er een zootje van;
  5. Wantrouw je lezer als de pest.

Vijf tips om verstaanbaar te schrijven

Verstaanbaar schrijven? Probeer het zo:

  1. Leef je in je lezer in.
    Schrijven is eigenlijk psychologie bedrijven op afstand. Je schat in hoe de lezer met de informatie zal omgaan. Je zoekt uit op welke manier je informatie op maat van de lezer kunt aanbieden. Hoe meer op maat, hoe beter. Houd daarbij in het achterhoofd dat we teksten van de overheid doorgaans niet voor ons plezier lezen. Denk maar aan formulieren die we voor de overheid moeten invullen. We haken ook snel af als we boodschappen niet op onze eigen persoon kunnen betrekken. Verlies je lezer of doelgroep dus nooit uit het oog.
  2. Zet de kern van je boodschap vooraan.
    Durf met de deur in huis te vallen. Lezers hebben geen zin om brieven, e-mails, brochures en instructies te ontcijferen alsof het spijkerschrift is. Zeg meteen waar je naartoe wilt, ook al is dat slecht nieuws voor de lezer. Zeg meteen wat je van de lezer verwacht, ook als die liever niet doet wat je hem vraagt of voorstelt.
  3. Filter je boodschap totdat ze helemaal beter is.
    Stem de hoeveelheid informatie af op het doel van je boodschap, en niet omgekeerd. Meet de kwaliteit van een tekst niet zomaar af aan de lengte, maar wees streng voor jezelf. ‘’Schrijven is schrappen’’, zei Godfried Bomans. Er zijn massa’s nota’s van ambtenaren die ongelezen in snippermanden of archiefkasten zijn verdwenen.
  4. Breng orde in je verhaal.
    Maak je boodschap toegankelijk. Gebruik duidelijke titels, informatieve tussenkopjes, opsomming, eenvoudige tabellen en schema’s, en inhoudsopgaven. Op websites: een duidelijke navigatiestructuur en interne links.
  5. Ga op gelijke voeten met je lezer om.
    Straal vertrouwen in de lezer uit. Ga er niet zomaar van uit dat de lezer misbruik zal maken van de overheid. Maatregelen en sancties worden bedreigingen als je ze zonder reden op de lezer loslaat. Negatieve boodschappen worden nog negatiever als je geen enkele vorm van begrip toont. Of met andere woorden: ga altijd na hoe je zelf op de boodschap zou reageren.

Taal adviseur: Dick Caluwé

Waarom schrijven zo lastig is en wat je kunt doen om het makkelijker te maken

By | Effectief schrijven | No Comments

Opeens ligt het op je bord, er is een “over ons” pagina nodig en jij bent degene die deze website tekst mag schrijven. Voel je het al wat warmer worden? Dan ben je zeker niet de enige! Het is nogal een opdracht als jij degene bent die de op één na belangrijkste pagina van een website moet gaan schrijven. Even een zoekopdracht in Google en een blik op de concurrentie geven je een beeld wat er precies van je verwacht wordt en dan begin je met typen. Ook hierin ben je niet alleen, maar dit is daar in tegen wel precies de reden dat veel bedrijven nietszeggende teksten, vol met begrippen, op hun website plaatsen.

Nu is de vraag, welke klant is daarmee te overtuigen?

Als je met iemand praat, zie je aan zijn of haar reactie wel of het overkomt wat je zegt. Je weet wie je voor je hebt, dus je kunt je helemaal afstemmen op deze persoon. Als je schrijft, heb je dat voordeel niet. Je ziet de reactie van de lezer niet. Je bent helemaal afhankelijk van de kwaliteit van de geschreven tekst, dus die moet volledig helder zijn.

We bespreken de meest voorkomende valkuilen bij het schrijven van teksten, hoe je deze ontwijkt en we delen verschillende tips en trics, zodat jij eenvoudig opmerkelijke teksten schrijft!

De juiste toon

Je doet een schriftelijke oproep of je schrijft een brief die slecht nieuws bevat.
Hoe tref je de juiste toon? De verschillende mogelijkheden:

  • De persoonlijke toon
    Je kunt ervoor kiezen om in jouw tekst zelf expliciet aanwezig te zijn. Je schrijft ik of we en heeft het over mijn/ons standpunt. Zo geef je blijk van jouw persoonlijke betrokkenheid.
  • De aanspreektoon
    Je spreekt de lezer aan met je (of jij) – let op voor een consistente aanspreektoon (wanneer je iemand e-mails met ‘je’ aanspreekt doe dat dan op bijvoorbeeld LinkedIn of Instagram)
  • De neutrale, afstandelijke toon
    Je spreekt de lezer niet persoonlijk aan. Als onderwerp kies je niet voor ik of we , maar een andere persoon of instantie.
    Je schrijft dus niet: wij vinden, maar: De stichting vindt / is van mening.

In welke situatie kies je voor een bepaalde toon?

  • In een brief zul je altijd blijk willen geven van een persoonlijke betrokkenheid, en dus vooral de persoonlijke toon gebruiken. Daarnaast zal je jouw lezer vaak nadrukkelijk willen aanspreken (aanspreektoon). Bij een slecht-nieuwsbrief is bij de ‘negatieve’ passages de neutrale toon vaak geschikter.
  • Folders en brochures schrijft je altijd in de aanspreektoon, zo nodig in combinatie met de persoonlijke toon. Voor minder ‘positieve’ informatie is de neutrale toon weer beter.
  • In zakelijke notities zoals beleidsnota’s is de neutrale toon de beste keus.

Schrijf verzorgde spreektaal

Schrijf verzorgde spreektaal. Dat wil zeggen, gebruik voor zinsbouw en woordkeus het beste uit de werelden van het gesproken én het geschreven woord:

  • Formuleer heldere zinnen met een kop en een staart en verbind de zinnen op een logische manier met elkaar.
  • Schrijf niet vaag en abstract, maar concreet.
  • Vermijd ingewikkelde constructies en plechtstatige woorden (‘in voege dezes’).

Een goede controle is de spraaktest: lees de tekst hardop en luister of dat enigszins natuurlijk overkomt.

Taaldilemma’s en ‘alinealogie’

Naast de juiste toon en het schrijven van verzorgde spreektaal loop je wellicht aan tegen wat verschillende taaldilemma’s.
Hoe zat het ook alweer precies? Klik hier om meer te lezen over de meest gemaakte taalfouten en hier om te lezen hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw teksten in duidelijke alinea’s worden verdeeld!

3 tips en 10-stappenplan’

Daarnaast hebben we 3 tips en een 10-stappenplan opgesteld voor het schrijven van effectieve brieven (of e-mails).
Wil je deze bekijken? Klik dan hier!

 

Niet meer twijfelen over taal? Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien;
Spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.

Taaldilemma’s: deze fouten maak jij (ook!)

By | Effectief schrijven | No Comments

Zelfs wanneer je jouw teksten goed naleest, kan het gebeuren dat er spellingfouten in sluipen.
De 4 meest voorkomende taaldilemma’s leggen we graag aan je uit.


1. Er vanuit gaan of ervan uitgaan

Schrijf ervan en uitgaan elk als één woord, tenzij er iets tussen er+van of uit+gaan staat.
Het hele werkwoord is: uitgaan van. Uitgaan is dus één woord en ervan is één woord.

  • Ik ben ervan geschrokken
  • Ik moet ervan uitgaan dat….
  • Laten we er maar van uitgaan.
  • We gaan er dus van uit dat hij niet komt

Schrijf er, daar, hier, waar altijd vast aan het voorzetsel dat erop volgt.

 

2. Hun of hen

In gesproken taal gebruikt bijna iedereen hen en hun door elkaar. Veel mensen vinden hen netter dan hun en geven daar de voorkeur aan. Echter zijn er een aantal regels die het makkelijker maken om te beslissen wanneer je ‘hen’ en wanneer je ‘hun’ moet gebruiken.

Hen gebruik je na een voorzetsel

  • Ik geef het aan hen
  • Zonder hen had ik nooit gedurfd

Hen gebruik je als lijdend voorwerp

  • Ik zag hen weggaan
  • Zij heeft hen nog nooit gezien

Hun geeft de bezitters van iets aan

  • Dat is hun huis

Hun is meewerkend voorwerp zonder voorzetsel

  • Vraag het hun
  • Ik heb hun mijn auto geleend

 

3. Jou of  jouw

Jou is een persoonlijk voornaamwoord. Het staat los in de zin:

  • Wat heb ik jou lang niet gesproken!
  • Dat heb ik jou al eerder verteld.

Na een voorzetsel schrijf je ook jou:

  • Deze koptelefoon is van jou
  • Ik denk dat ze liever bij jou blijft

De vuistregel is: van jou = jouw

Jouw is een bezittelijk voornaamwoord. Het geeft aan dat jij de bezitter bent van iets.
Het hoort altijd bij een ander woord, dat er meteen achteraan staat.

  • Is dit jouw laptop?
  • Jouw spullen staan nog steeds in de gang

 

4. Vind of vindt

Onze gouden tip: vervang ‘vind’ door het woord ‘loop’.
Wordt het ‘loopt’? Dan is het ook ‘vindt’

Vind gebruik je in de volgende gevallen:

1. Het onderwerp ik is:

  • Ik vind dit een vreemd verhaal

2. Als je het onderwerp is van een vraagzin:

  • Vind jij dit een mooi bureau?

3 In de gebiedende wijs:

  • Vind de schat!

Vindt  is stam +t. Je gebruikt het met u, jij of hij  in de tegenwoordige tijd!

  • Vindt je moeder haar sleutels ooit terug?
  • Waar vindt u ons?

 

 

Niet meer twijfelen over taal? Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien;
Spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.

Met deze 4 tips maak jij een goede paraplu-zin!

By | Effectief schrijven | No Comments

Alinealogie

Een alinea helpt bij het lezen, omdat de tekst overzichtelijker wordt, maar een alinea heeft alleen effect als hij een tekst opdeelt in stukken die inhoudelijk een afgerond geheel vormen.

Een nieuwe alinea is een duidelijk bericht aan de lezer: ‘let op, nu komt er een nieuw onderwerpje, dat weliswaar verband houdt met het vorige, maar toch weer een ander aspect aansnijdt’.

Het is niet de inhoud zelf die bepaalt of iets wel of niet bij elkaar hoort; dat doet jij, als schrijver. Jij bepaalt, als dat nodig is, dat een groot geheel van informatie over eenzelfde aspect toch moet worden onderverdeeld in kleinere deelaspecten.

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de eerste zin van de alinea, ook wel topic-zin (paraplu-zin) genoemd. Een goede, samenhangende alinea staat of valt met een goede paraplu-zin.

Hoe maak je een goede paraplu-zin?

    1. Bepaal met de paraplu-zin wat bij elkaar hoort

      Door middel van een goed gekozen paraplu-zin kun je een inhoudelijk geheel, en dus een samenhangende alinea maken van stukjes tekst die op het eerste gezicht niet bij elkaar horen.

Voorbeeld: Iedereen kent de clichés over Nederland en de Nederlanders in de jaren vijftig. Jongens droegen korte broeken en knikkerden, meisjes hoepelden en stonden giechelend bij elkaar in een hoek op het speelplein, moeders haalden de was door de wringer…etc.

Hoewel knikkerende jongens en wassende moeders op zichzelf niet bij elkaar horen, vormt de alinea toch een samenhangend geheel dankzij de eerste zin, die een paraplu vormt boven allerlei informatie.

      1. Bepaal met de paraplu-zin wat er niet bij hoort

        Je kunt met behulp van de paraplu-zin nagaan waar de informatie in de alinea ‘afdwaalt’, eigenlijk niet (meer) in de alinea hoort, en dus waar je met een nieuwe alinea moet beginnen.

      2. Geef de lezer duidelijkheid over het alineaonderwerp

        De paraplu-zin maakt meteen aan het begin van een alinea al duidelijk waar de alinea over zal gaan. Hij levert dus ook een bijdrage aan de helderheid van de tekstopbouw.

      3. Formuleer de paraplu-zin altijd algemeen, of ruim genoeg

        Als je de paraplu-zin zo geformuleerd hebt, dat alles wat je over het genoemde alinea-onderwerp te vertellen hebt, eigenlijk al in die eerste zin staat opgeschreven, dan heb je niets meer over voor de rest van de alinea. Formuleer dus algemeen of ruim genoeg.

 

Het einde van de brief

Het einde van de zakelijke brief moet bijdragen aan het onderhouden van de goede relatie met de lezer. Daarvoor zijn ‘Inmiddels verblijf ik…’ of ‘In afwachting van uw reactie…’ niet meer van deze tijd. Beter is het algemeen gebruikte: ‘Met vriendelijke groet’.

Vermijd ook het vermaledijde ‘Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’. Die zegt alleen iets over de afzender, de lezer heeft hier geen boodschap aan. Bovendien sluit deze formule verdere communicatie uit, terwijl een goede relatie met je lezer juist vraagt om open communiceren.

Het einde van de brief leent zich goed voor klantvriendelijkheid:

      1. a) Als u nog vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met… Met vriendelijke groet,
      2. b) Vanzelfsprekend wil ik ons aanbod graag in een gesprek toelichten. Met vriendelijke groet,

Vermijd ook de volgende, tegenstrijdige, combinatie: ‘Als u nog vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met… Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’.

Bij langere brieven is de slotalinea de aangewezen plaats om nog eens samen te vatten waar de mededeling op neerkomt. Ook kun je hier opschrijven wat de ontvanger van de brief nu moet doen.

      1. c) Graag ontvang ik uw inschrijfformulier vóór 1 januari. Met vriendelijke groet,
      2. d) Wij hopen dat u tevreden bent met deze oplossing. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met mevrouw Van Dam (035-1234567). Zij zal u graag te woord staan. Met vriendelijke groet,
      3. e) Uit uw brief hebben wij begrepen dat wij u veel ergernis hebben bezorgd. Daarom sturen wij u een theaterbon voor een avond ontspanning. Met vriendelijke groet,

 

De tangconstructie in de Nederlandse taal

By | Effectief schrijven | No Comments

Wat is een  tangconstructie?

We praten over een tangconstructie als een bijzin het kerngedeelte van de hoofdzin in tweeën snijdt.

Door de tussenzin(nen) wordt de zin moeilijk leesbaar. De lezer moet namelijk eerst een onafgemaakt deel onthouden, vervolgens moet hij daar het nieuwe gedeelte aan toevoegen en pas daarna krijgt hij de informatie die aansluit bij het beginstuk.

Wij hebben uw brief van 10 maart, waarin u bezwaar maakt tegen het bedrag op de factuur voor verrichte werkzaamheden, gelezen.

Oplossing: breng weer bij elkaar in de buurt wat bij elkaar hoort.

Wij hebben uw brief van 10 maart gelezen, waarin u bezwaar maakt tegen het bedrag op de factuur voor verrichte werkzaamheden.

Het kan ook nodig zijn om de zin opknippen in twee zinnen, zoals in dit geval:

De nieuwe adressengids, waarover u onlangs een brief hebt ontvangen en die wij u gisteren hebben toegestuurd, bevat helaas enkele fouten.

Hier lukt het niet om de zin te herschikken. We maken er twee zinnen van:

Onlangs ontving u van ons een brief over de nieuwe adressengids die wij u gisteren hebben toegestuurd. Helaas bevat deze gids enkele fouten.

Oefening: uit de tang

Onderstreep het zinsdeel dat ‘verdwaald’ is. Hef de tangconstructie op.

  1. Uit het krantenartikel blijkt dat het verouderde modellen met felle kleuren en hier en daar een scheur of andere beschadiging betreft.
  2. Na de manoeuvres worden de tenten waarin de soldaten die aan het spiegelgevecht hebben deelgenomen, geslapen hebben, afgebroken.
  3. Daarbij zullen velen bij het zien van deze saaie ‘thriller’ naar het echte filmwerk van een cineast als Alfred Hitchcock, ‘the master of suspense’, verlangen.

Kun jij de tangconstructie opheffen?

10-stappenplan voor een effectieve brief of e-mail

By | Effectief schrijven | No Comments

Het schrijven van (zakelijke) brieven en/of e-mails wordt door veel mensen als een tijdrovende klus ervaren. Het is belangrijk een brief te schrijven die de lezer niet voor problemen stelt, een bondige brief die lekker leest, een brief waarmee het doel wordt bereikt dat de schrijver voor ogen heeft. Samengevat: een heldere brief met effect!

Met onze 3 tips en het 10-stappenplan schrijf jij met gemak een effectieve brief!

Tip 1: Gezichtspunt van de lezer

Het belangrijkste is dat je brieven niet langer vanuit je eigen gezichtspunt schrijft, maar vanuit het gezichtspunt van de lezer.
Draai de knop om: het gaat erom dat de lezer jouw boodschap begrijpt, accepteert en bereid is deze in overweging te nemen, uit te voeren, enz.

Tip 2: Bepaal het doel

Bij communiceren, en dus ook bij het schrijven van brieven, is het belangrijk dat je je bewust bent van de doelen die je wilt bereiken,
dat je een goed beeld hebt van je publiek en dat je aandacht besteedt aan de situatie waarbinnen je communiceert.

Tip 3: Begrip & inlevingsvermogen

Bij een goede brief gaat het niet alleen om een goede indeling, goede stijl en goede spelling, maar ook om begrip en inlevingsvermogen.
Om respect, ook voor mensen die niet zo handelen als je verwacht. De kunst is de juiste toon te kiezen, de juiste woorden te vinden,
de lezer voor je te winnen in plaats van hem tegen je in het harnas te jagen.

Neem de tijd voor de voorbereiding: niet meteen de pen op het papier of de vingers op het toetsenbord,
maar eerst het antwoord zoeken op vragen zoals:
– Wat zijn mijn doelen?
– Wie zijn mijn lezers?
– Wat weten ze van het onderwerp?
– Hoe staan ze tegenover het onderwerp?

10 stappen plan voor een effectieve zakelijke brief

  1. Stel het onderwerp en de belangrijkste boodschap vast;afzender naar lezer
  2. Stel de doelen vast;
  3. Stel vast wie de lezers van de brief zijn;
  4. Stel vast welke informatie noodzakelijk is;
  5. Zet de informatie in een logische volgorde;
  6. Schud de hand van uw lezer;
  7. Schrijf een kladversie;
  8. Corrigeer de kladversie;
  9. Trap niet op de lange tenen van de lezers;
  10. Schrap de clichés, behoud de conventies.

Wil je meer leren over helder en effectief zakelijk schrijven?
Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien; spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.