All Posts By

Marjolein

Ga tijdverspillers te lijf met deze 9 strategieën!

By | Time Management | No Comments

Ga de tijdverspillers te lijf!

Hoe vaak check jij tijdens jouw werkdag je e-mail, check je informatiebronnen op het internet over jouw vakgebied, ga je de papierberg op je bureau te lijf in een poging orde in de chaos te scheppen, pleeg je snel even wat telefoontjes tussendoor, terwijl je weet dat er eigenlijk een echt belangrijke taak op je ligt te wachten?

Hoe vaak heb je van die dagen dat je het gevoel hebt dat je de hele dag hebt lopen rennen, maar dat er eigenlijk niets substantieels uit je handen is gekomen? En ondertussen voel je de dreiging van een belangrijke  deadline in je nek hijgen.

Aan sommige dingen zijn we zo gewend, dat we vaak geen idee hebben van de hoeveelheid tijd die erin opgaat. Het checken van je e-mail is daar één van.

Wie kan de verleiding weerstaan om meteen je mail te openen, wanneer je een melding krijgt in je taakbalk, gewoon om even te kijken of het belangrijk is?Met als gevolg dat het beantwoorden van de mail leidt tot het opvolgen van een verzoek, tot het checken van je agenda, of tot het plegen van een telefoontje… en uiteindelijk is de belangrijke taak waar je mee begon al weer uit zicht verdwenen. Herkenbaar?

Als jouw antwoord op die vraag (ook) “Ja!” is, lees dan verder. Wellicht heb je wat houvast aan onderstaande tips!

 

Tip 1: Onderzoek wat jouw tijdsverspillers zijn

Wat doe je het vaakst? Grote kans dat je hierop antwoordt: e-mail checken. Of: aan de telefoon hangen. Of: websites bekijken. Maar dénk je dat of wéét je dat? Als je het niet zeker weet: houd dan voor jezelf eens een paar dagen bij hoe je je tijd besteedt. Dit kun je doen door zelf een lijstje te maken of door een speciale timer (bijvoorbeeld het programma Toggl) op je computer te installeren.

Tip 2: Weet wat belangrijk is

Als je een to-do-lijst hebt, wat alleen maar bestaat uit alles wat er nog aan taken op je ligt te wachten, dan heb je nog geen overzicht van wat wel en niet belangrijk is. Geef op je lijst aan wat de drie prioriteiten zijn voor die dag. Alle andere taken zijn ondergeschikt en doe je pas ná de drie hoofdtaken.

Tip 3: Hou je prioriteiten letterlijk in beeld

Zorg ervoor dat de drie prioriteiten die je voor de dag hebt bepaald prominent in beeld zijn. Op je computer, op de muur of desnoods midden op je bureau – zorg ervoor dat je je prioriteiten (letterlijk) niet uit het oog verliest.

Tip 4: Concentreer je op één taak tegelijk

Bepaal per geprioriteerde taak hoeveel tijd je eraan gaat besteden en concentreer je gedurende die tijd ook alleen op die taak. Om te voorkomen dat je onrustig wordt van het in de gaten houden van de tijd kan het handig zijn om een kookwekker of andere timer te zetten. De gedachte dat je de tijd in de gaten moet houden, kun je dan ook uit je hoofd zetten.

Tip 5: Verander je gewoonten

Stel: je hebt ontdekt dat het checken van je e-mail een van de dingen is waaraan je veel tijd verspilt. Ga dan de gewoonte om elke 5 minuten je e-mail te checken te lijf, met de afspraak aan jezelf om e-mail bijvoorbeeld nog maar twee of drie keer per dag te checken en bepaal hiervoor ook een specifieke tijd.

Tip 6: Zorg dat je niet wordt gestoord

Leg de hoorn naast de haak, sluit je koptelefoon aan (om niet afgeleid te worden door geluiden van buitenaf), hang het “Niet Storen”- bordje aan je deur, schakel je e-mail herinneringen uit en ruim alle spullen op die op je bureau liggen en die je kunnen afleiden.

Tip 7: Uitschakelen

Als je grootste tijdverspillers vooral gerelateerd zijn aan online bezigheden, overweeg dan eens enige tijd je (online) verbinding uit te schakelen. Denk hierbij aan je mobiel, of internet in zijn algemeen.

Tip 8: Evalueer

Sta eens in de zoveel tijd stil bij de manier waarop je je werk organiseert en bij de vraag of het handiger kan. Dat betekent niet dat je jouw aanpak voortdurend moet wijzigen, maar de mens is nu eenmaal een gewoontedier. Vaak doen we de dingen puur omdat we gewend zijn ze op die bepaalde manier te doen. Check af en toe of dat bij jou ook het geval is en of die gewoontes wel efficiënt (genoeg) zijn.

Tip 9: Vier je succes

Als je jouw doel van de dag wel hebt bereikt, vier dat dan ook! Het goede gevoel dat je jouw doel hebt weten te bereiken, motiveert je weer voor de dagen die nog komen!

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.

8 tips om het beste uit jouw werkdag én jezelf te halen!

By | Personal Development, Time Management | No Comments

Je kent het wel: er liggen stapels werk op je bureau, maar op één of andere manier wil het maar niet lukken er doorheen te komen. Geen zorgen, je bent niet de enige die af en toe met de handen in het haar zit!

Wij delen 8 tips om je werkdag efficiënt in te delen, zodat die stapel met werk aan het einde van de dag toch echt een stuk geslonken is!

Tip 1: Een opgeruimd bureau is een opgeruimd hoofd

Het is wellicht cliché, maar daardoor niet minder waar. Natuurlijk moet je fijn kunnen werken en alle benodigde spullen gebruiken, maar zorg wel voor orde en overzicht. Geef alles een eigen plek, gooi weg wat je niet nodig hebt en documenteer wat bewaard moet blijven.

Tip 2: Actieplan

Schrijf per dag op wat je moet doen en stel vervolgens prioriteiten. Bedenk hoeveel tijd je per activiteit kwijt bent en maak zo een eenvoudige planning voor de dag. Het zal je verbazen hoeveel het afvinken van taken je kan motiveren!

Tip 3: Progressie openstaande taken

Deel een grote activiteit op in kleinere stukjes. Het is makkelijker een korte taak af te ronden en het is fijn om tussendoor progressie te kunnen zien. Ook wanneer je vastloopt op een taak, kan het handig zijn om deze op te breken in kleinere stukjes, zo weet je waar je wél mee verder kan.

Tip 4: Ken je verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Veel kostbare tijd gaat verloren aan het oplossen van problemen die bij een ander horen, of het afschuiven van taken die je eigenlijk zelf moet oppakken. Dreig je vast te lopen, bedenk dan goed of het echt jouw taak is. Zo ja, twijfel niet langer en ga er direct mee aan de slag. Zo nee, draag het dan over en ga verder met het actieplan.

Tip 5: Vermijd multitasking

Het is een echte focus killer. Begin aan een taak, maak deze af, vink het af op je planning en begin aan de volgende taak. Oefening baart kunst, in het begin zal dit niet altijd makkelijk zijn, maar je zult absoluut blij zijn wanneer je het onder de knie hebt.

Tip 6: Afspraken plannen

Probeer meetings en afspraken zo vroeg mogelijk op de dag in te plannen. De tijd voorafgaand aan een afspraak is vaak verspild en dat is eeuwig zonde.

Tip 7: ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’

Lastig om op gang te komen? Begin met een korte taak en bouw dan op. ‘Werken is de beste manier om aan het werk te gaan’ luidt de spreuk, en dit is de juiste manier om dat te doen.

Tot slot tip 8: Andere gedachten?!?

Wanneer je afgeleid raakt door een gedachte, schrijf deze dan direct op. Of het nu een nieuw idee of zomaar een gedachte is; wanneer het op papier staat is het uit je hoofd en ‘popt’ het niet de hele tijd op.

Wil jij ook meer uit jouw werkdag en jezelf halen? Info Training kan je hierbij helpen.
Neem eens een kijkje bij onze training Turbosecretaresse, Speed Management of één van de andere trainingen.

Taaldilemma’s: deze fouten maak jij (ook!)

By | Effectief schrijven | No Comments

Zelfs wanneer je jouw teksten goed naleest, kan het gebeuren dat er spellingfouten in sluipen.
De 4 meest voorkomende taaldilemma’s leggen we graag aan je uit.


1. Er vanuit gaan of ervan uitgaan

Schrijf ervan en uitgaan elk als één woord, tenzij er iets tussen er+van of uit+gaan staat.
Het hele werkwoord is: uitgaan van. Uitgaan is dus één woord en ervan is één woord.

  • Ik ben ervan geschrokken
  • Ik moet ervan uitgaan dat….
  • Laten we er maar van uitgaan.
  • We gaan er dus van uit dat hij niet komt

Schrijf er, daar, hier, waar altijd vast aan het voorzetsel dat erop volgt.

 

2. Hun of hen

In gesproken taal gebruikt bijna iedereen hen en hun door elkaar. Veel mensen vinden hen netter dan hun en geven daar de voorkeur aan. Echter zijn er een aantal regels die het makkelijker maken om te beslissen wanneer je ‘hen’ en wanneer je ‘hun’ moet gebruiken.

Hen gebruik je na een voorzetsel

  • Ik geef het aan hen
  • Zonder hen had ik nooit gedurfd

Hen gebruik je als lijdend voorwerp

  • Ik zag hen weggaan
  • Zij heeft hen nog nooit gezien

Hun geeft de bezitters van iets aan

  • Dat is hun huis

Hun is meewerkend voorwerp zonder voorzetsel

  • Vraag het hun
  • Ik heb hun mijn auto geleend

 

3. Jou of  jouw

Jou is een persoonlijk voornaamwoord. Het staat los in de zin:

  • Wat heb ik jou lang niet gesproken!
  • Dat heb ik jou al eerder verteld.

Na een voorzetsel schrijf je ook jou:

  • Deze koptelefoon is van jou
  • Ik denk dat ze liever bij jou blijft

De vuistregel is: van jou = jouw

Jouw is een bezittelijk voornaamwoord. Het geeft aan dat jij de bezitter bent van iets.
Het hoort altijd bij een ander woord, dat er meteen achteraan staat.

  • Is dit jouw laptop?
  • Jouw spullen staan nog steeds in de gang

 

4. Vind of vindt

Onze gouden tip: vervang ‘vind’ door het woord ‘loop’.
Wordt het ‘loopt’? Dan is het ook ‘vindt’

Vind gebruik je in de volgende gevallen:

1. Het onderwerp ik is:

  • Ik vind dit een vreemd verhaal

2. Als je het onderwerp is van een vraagzin:

  • Vind jij dit een mooi bureau?

3 In de gebiedende wijs:

  • Vind de schat!

Vindt  is stam +t. Je gebruikt het met u, jij of hij  in de tegenwoordige tijd!

  • Vindt je moeder haar sleutels ooit terug?
  • Waar vindt u ons?

 

 

Niet meer twijfelen over taal? Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien;
spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.

Oplossingsgericht denken: vind jouw 18e kameel!

By | Personal Development | No Comments

Dat creativiteit wordt beloond en moeilijke en zelfs ogenschijnlijke onoplosbare situaties toch tot een goed einde kunnen worden gebracht, blijkt maar weer uit dit kamelenraadsel uit de  TEDx conferentie van William Ury.

De conferentie over beïnvloeden en overtuigen, genaamd ‘De route van “nee” naar “ja”!’ van William Ury start met het vinden van de 18e kameel!

Het kamelenraadsel gaat over een man uit het Midden-Oosten die zijn drie zonen 17 kamelen naliet. Aan de eerste zoon liet hij de helft van de kamelen na, aan de tweede zoon liet hij een derde van de kamelen na en aan de jongste zoon liet hij een negende van de kamelen na.

De drie zonen braken zich het hoofd over hoe zij de kamelen konden verdelen. 17 is niet deelbaar door twee. Het is niet deelbaar door drie en het is niet deelbaar door 9. De broers raakten er gezamenlijk niet uit. Ze besloten een oude, wijze vrouw te raadplegen, welke lang nadacht en zei; “Ik weet niet of ik jullie kan helpen, maar ik heb één kameel en die mogen jullie hebben”.  De broers hadden nu 18 kamelen.

De eerste zoon nam zijn helft; de helft van 18 is negen. De tweede zoon nam zijn derde; een derde van 18 is zes. De jongste zoon naam zijn negende; een negende van 18 is twee. Er waren nu 17 kamelen verdeeld en er bleef 1 kameel over, welke netjes werd teruggegeven aan de oude wijze vrouw.

Denk je er even over na, dan lijkt dit verhaal op veel van de moeilijke onderhandelingen en samenwerkingen die we meemaken. Met een totaal van 17 kamelen is er geen oplossing voor de broers. Neem afstand van het probleem en vind zó het achttiende kameel!

Beschouw een lastige situatie vanaf nu als een uitdaging. Los verschillende ogenschijnlijke lastige situaties op en train jezelf in het succesvol aanpakken en oplossen hiervan!

Spreek jij collega’s en klanten aan op gedrag? Wij delen 5 tips!

By | Personal Development | No Comments

Het is enorm lastig om een klant aan te spreken op zijn of haar gedrag, of een collega op zijn of haar ondermaatse prestaties? Zeker voor managers behoort het brengen van slecht nieuws en het bespreekbaar maken van problemen bij het takenpakket.  Toch is het vaak een vervelend proces!

Weet je niet waar je moet beginnen? Wij delen 5 tips met je om collega’s en klanten aan te spreken en een motivatie- of prestatieprobleem op te lossen!

Tip 1: Een bespreking inplannen

Het is belangrijk om irritaties niet uit de weg te gaan en ervoor te zorgen dat problemen goed worden besproken! Plan daarom een afspraak in en maak voldoende tijd vrij. Maak in de uitnodiging duidelijk waar de afspraak over zal gaan, zodat de collega en/of klant alvast kan nadenken over het probleem en een eventuele oplossing!

Tip 2: Doe de relatie geen schade aan

Het gesprek draait om het feit dat de prestaties worden verbeterd en/of het gedrag positief wordt beïnvloed. Zorg daarom voor een goede verstandhouding en focus op het gedrag en de prestaties die in het verleden zijn geleverd. Laat de focus niet liggen op de persoon, maar op het gedrag. Door deze twee aspecten van elkaar te scheiden laat je zien dat je wel degelijk respect hebt, maar dat je het gedrag niet tolereert en graag verbetering ziet. Verstandig is om het gesprek positief te starten en de collega en/of klant te complimenteren over iets positiefs!

Tip 3: Zorg voor een akkoord

Het is tijd om de problemen te bespreken. Het is noodzakelijk om duidelijk uit te leggen wat het probleem is en dat het gedrag in strijd is met de verwachtingen, normen en principes van het bedrijf. Herhaal vervolgens alle problemen en sluit af met een gesloten vraag om te controleren of de collega en/of klant begrijpt wat het probleem is en wat voor gevolgen het gedrag heeft. Kies bijvoorbeeld voor: “Ben je het ermee eens dat wij onze klanten met respect moeten behandelen en altijd vriendelijk moeten blijven?”.

Tip 4: Focus op de feiten

Nadat je hebt aangegeven wat de problemen zijn, is het belangrijk om dieper op het probleem in te gaan. Leg uit waarom dit gedrag of de prestaties niet geaccepteerd worden. Focus niet te veel op je persoonlijke mening, maar op de normen en waarden van het bedrijf!

Tip 5: Oplossingen vertalen naar doelstellingen

Denk samen na over de oplossingen en concretiseer het plan. Zet de doelstellingen op papier en deel deze met elkaar. In de doelstellingen kun je een datum opnemen waarop de doelstellingen moeten worden geëvalueerd.

In grote lijnen heb je nu een goed beeld van het proces waarin je problemen bespreekbaar maakt en omzet in positieve doelstellingen. Toch kan het lastig zijn om het gesprek daadwerkelijk te voeren, doordat je te maken hebt met “moeilijke personen”. Deze werknemers manipuleren anderen en passen niet binnen het bedrijf.

Door een training te volgen die zich focust op samenwerken en het omgaan met moeilijke mensen, zorg je ervoor dat je precies weet hoe je met dergelijke werknemers en klanten om moet gaan. Je leert bepaalde trekjes te herkennen en de scherpe randjes uit te schakelen wat je helpt om boze collega’s te neutraliseren en een goede relatie op te bouwen met die “lastige klant”.

 

De tangconstructie in de Nederlandse taal

By | Effectief schrijven | No Comments

Wat is een  tangconstructie?

We praten over een tangconstructie als een bijzin het kerngedeelte van de hoofdzin in tweeën snijdt.

Door de tussenzin(nen) wordt de zin moeilijk leesbaar. De lezer moet namelijk eerst een onafgemaakt deel onthouden, vervolgens moet hij daar het nieuwe gedeelte aan toevoegen en pas daarna krijgt hij de informatie die aansluit bij het beginstuk.

Wij hebben uw brief van 10 maart, waarin u bezwaar maakt tegen het bedrag op de factuur voor verrichte werkzaamheden, gelezen.

Oplossing: breng weer bij elkaar in de buurt wat bij elkaar hoort.

Wij hebben uw brief van 10 maart gelezen, waarin u bezwaar maakt tegen het bedrag op de factuur voor verrichte werkzaamheden.

Het kan ook nodig zijn om de zin opknippen in twee zinnen, zoals in dit geval:

De nieuwe adressengids, waarover u onlangs een brief hebt ontvangen en die wij u gisteren hebben toegestuurd, bevat helaas enkele fouten.

Hier lukt het niet om de zin te herschikken. We maken er twee zinnen van:

Onlangs ontving u van ons een brief over de nieuwe adressengids die wij u gisteren hebben toegestuurd. Helaas bevat deze gids enkele fouten.

Oefening: uit de tang

Onderstreep het zinsdeel dat ‘verdwaald’ is. Hef de tangconstructie op.

  1. Uit het krantenartikel blijkt dat het verouderde modellen met felle kleuren en hier en daar een scheur of andere beschadiging betreft.
  2. Na de manoeuvres worden de tenten waarin de soldaten die aan het spiegelgevecht hebben deelgenomen, geslapen hebben, afgebroken.
  3. Daarbij zullen velen bij het zien van deze saaie ‘thriller’ naar het echte filmwerk van een cineast als Alfred Hitchcock, ‘the master of suspense’, verlangen.

Kun jij de tangconstructie opheffen?

Met deze 4 tips maak jij een goede paraplu-zin!

By | Effectief schrijven | No Comments

Alinealogie

Een alinea helpt bij het lezen, omdat de tekst overzichtelijker wordt, maar een alinea heeft alleen effect als hij een tekst opdeelt in stukken die inhoudelijk een afgerond geheel vormen.

Een nieuwe alinea is een duidelijk bericht aan de lezer: ‘let op, nu komt er een nieuw onderwerpje, dat weliswaar verband houdt met het vorige, maar toch weer een ander aspect aansnijdt’.

Het is niet de inhoud zelf die bepaalt of iets wel of niet bij elkaar hoort; dat doet jij, als schrijver. Jij bepaalt, als dat nodig is, dat een groot geheel van informatie over eenzelfde aspect toch moet worden onderverdeeld in kleinere deelaspecten.

Je kunt dat doen door gebruik te maken van de eerste zin van de alinea, ook wel topic-zin (paraplu-zin) genoemd. Een goede, samenhangende alinea staat of valt met een goede paraplu-zin.

Hoe maak je een goede paraplu-zin?

    1. Bepaal met de paraplu-zin wat bij elkaar hoort

      Door middel van een goed gekozen paraplu-zin kun je een inhoudelijk geheel, en dus een samenhangende alinea maken van stukjes tekst die op het eerste gezicht niet bij elkaar horen.

Voorbeeld: Iedereen kent de clichés over Nederland en de Nederlanders in de jaren vijftig. Jongens droegen korte broeken en knikkerden, meisjes hoepelden en stonden giechelend bij elkaar in een hoek op het speelplein, moeders haalden de was door de wringer…etc.

Hoewel knikkerende jongens en wassende moeders op zichzelf niet bij elkaar horen, vormt de alinea toch een samenhangend geheel dankzij de eerste zin, die een paraplu vormt boven allerlei informatie.

      1. Bepaal met de paraplu-zin wat er niet bij hoort

        Je kunt met behulp van de paraplu-zin nagaan waar de informatie in de alinea ‘afdwaalt’, eigenlijk niet (meer) in de alinea hoort, en dus waar je met een nieuwe alinea moet beginnen.

      2. Geef de lezer duidelijkheid over het alineaonderwerp

        De paraplu-zin maakt meteen aan het begin van een alinea al duidelijk waar de alinea over zal gaan. Hij levert dus ook een bijdrage aan de helderheid van de tekstopbouw.

      3. Formuleer de paraplu-zin altijd algemeen, of ruim genoeg

        Als je de paraplu-zin zo geformuleerd hebt, dat alles wat je over het genoemde alinea-onderwerp te vertellen hebt, eigenlijk al in die eerste zin staat opgeschreven, dan heb je niets meer over voor de rest van de alinea. Formuleer dus algemeen of ruim genoeg.

 

Het einde van de brief

Het einde van de zakelijke brief moet bijdragen aan het onderhouden van de goede relatie met de lezer. Daarvoor zijn ‘Inmiddels verblijf ik…’ of ‘In afwachting van uw reactie…’ niet meer van deze tijd. Beter is het algemeen gebruikte: ‘Met vriendelijke groet’.

Vermijd ook het vermaledijde ‘Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’. Die zegt alleen iets over de afzender, de lezer heeft hier geen boodschap aan. Bovendien sluit deze formule verdere communicatie uit, terwijl een goede relatie met je lezer juist vraagt om open communiceren.

Het einde van de brief leent zich goed voor klantvriendelijkheid:

      1. a) Als u nog vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met… Met vriendelijke groet,
      2. b) Vanzelfsprekend wil ik ons aanbod graag in een gesprek toelichten. Met vriendelijke groet,

Vermijd ook de volgende, tegenstrijdige, combinatie: ‘Als u nog vragen hebt, dan kunt u contact opnemen met… Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd’.

Bij langere brieven is de slotalinea de aangewezen plaats om nog eens samen te vatten waar de mededeling op neerkomt. Ook kun je hier opschrijven wat de ontvanger van de brief nu moet doen.

      1. c) Graag ontvang ik uw inschrijfformulier vóór 1 januari. Met vriendelijke groet,
      2. d) Wij hopen dat u tevreden bent met deze oplossing. Als u vragen heeft, kunt u contact opnemen met mevrouw Van Dam (035-1234567). Zij zal u graag te woord staan. Met vriendelijke groet,
      3. e) Uit uw brief hebben wij begrepen dat wij u veel ergernis hebben bezorgd. Daarom sturen wij u een theaterbon voor een avond ontspanning. Met vriendelijke groet,

 

Het belang van duidelijke communicatie

By | Personal Development | No Comments

Onduidelijke correspondentie is één van de grootste ergernissen op de werkvloer.
Daarnaast jagen organisaties zich op kosten door ingewikkeld- en oubollig taalgebruik, taalfouten en onduidelijkheden.

Uit onderzoek (bron: Rik van Schagen / Zone 5300) blijkt dat circa 40% van de volwassenen minstens eens per maand onbegrijpelijke brieven, e-mails of brochures ontvangen.
Na onbegrijpelijke correspondentie pakt 52% de telefoon om het conflict op te lossen. 48% stuurt een e-mail of brief terug en 47% bezoekt de website.

Onduidelijke communicatie leidt tot extra kosten door onnodige belasting van de klantenservice.
Daarnaast kost het zowel voor afzender als lezer meer tijd, tijd die beter aan andere taken besteed kan worden.

Correspondentie ergernis top-5:

1. Onnodig ingewikkeld en juridisch taalgebruik 34%
2. Onduidelijk wat van mij wordt verwacht 17%
3. Taal- en tikfouten en onpersoonlijk 13%
4. Ambtelijk of oubollig taalgebruik 9%
5. Ongestructureerd, warrig 8%

In onze blog ‘Helder zakelijk schrijven: tienstappenplan voor een effectieve brief / e-mail’ leer je hoe
je kunt zorgen dat jouw tekst een heldere boodschap heeft en zorgt voor duidelijkheid!

Ben jij je bewust van het belang van heldere en efficiënte correspondentie?
Klik hier om meer te lezen over onze training zakelijk schrijven!

Een goed gesprek: de 10 basisregels!

By | Personal Development | No Comments

Effectief communiceren is één van de belangrijkste vaardigheden die je kunt hebben.
Deze vaardigheid wordt echter vaak als lastig bestempeld, maar wat is het geheim van een goed gesprek?

Kijk de andere persoon aan, herhaal wat je hebt gehoord of vat het samen en kijk, knik en glimlach om te laten zien dat je aandachtig luistert naar zijn veelgehoorde adviezen.

Celeste Headlee deelt 10 andere praktische tips voor een goed gesprek tijdens haar TED-Talk.

1. Doe één ding tegelijk

Zorg dat je er volledig bij bent met je aandacht en stop met multitasken, dus leg je autosleutels weg,
denk niet aan het avondeten of andere zaken, maar wees aanwezig in het moment!
Als je het gesprek niet wilt voeren, beëindig dan het gesprek.

2. Houd geen betoog

Doe niet alsof je alles al weet. Ga er tijdens elk gesprek vanuit dat je iets kunt leren.
Zet bovendien je ego en eigen mening opzij. Bedenk: iedereen die je ontmoet weet iets wat jij niet weet.

3. Stel open vragen

Begin je vragen met woorden als wie, wat, wanneer, waar, waarom of hoe.
Zo laat je de ander nadenken over je open vraag en krijg je een interessanter antwoord dan enkel ‘ja’ of ‘nee’.

4. Laat je meevoeren

Laat de gedachten die in je opkomen gaan en blijf luisteren, blijf aanwezig in het gesprek
en laat je niet afleiden door gedachten die in je opkomen.

5. Wees eerlijk

Wees geen expert; als je iets niet weet, zeg dan dat je het niet weet.
Voer geen loze praatjes en wees eerlijk!

6. Stel jouw ervaring niet gelijk aan die van een ander

Als iemand iets vervelends heeft meegemaakt, zoals het verlies van een familielid, begin dan niet over toen jij een familielid verloor.
Als iemand praat  over problemen op het werk, begin dan niet over hoe erg jouw baan is. Het is niet hetzelfde, dat is het nooit.
Iedere ervaring is persoonlijk en bovendien gaat het niet over jou.

7. Val niet in herhaaling

Niet eindeloos blijven herhalen! Het is neerbuigend en saai en toch herhalen we vaak weer het punt dat we willen maken, telkens in andere bewoording. Doe het niet!

8. Laat de details achterwege

Mensen zijn niet geïnteresseerd in de jaren, namen, data en andere precieze data waar jij met zo veel moeite op probeert te komen.
Het gaat ze om jou, ze willen weten wie jij bent en wat jullie overeenkomsten zijn; dus vergeet de details en laat ze weg!

9. Niet de laatste, maar wel de belangrijkste: luister!

Stephen Covey heeft het mooi gezegd. Hij zei: “De meesten van ons luisteren niet met de intentie om te begrijpen,
maar luisteren met de intentie om te reageren.” Luister en anderen hechten ook meer waarde aan wat jij te zeggen hebt.

10. Houd het kort

Houd het kort. Of, zoals Celeste Headlee haar verhaal afsluit:
“A good conversation is like a miniskirt; short enough to retain interest, but long enough to cover the subject.”

 

Dus, in het kort: ga erop uit, praat met mensen, luister naar mensen en wees vooral bereid versteld te staan!

Effectief communiceren is zeker niet makkelijk, maar met deze 10 tips ben je alvast op de goede weg. Wil je meer leren over effectief communiceren? Bekijk dan eens de training van taalgoeroe Rien: ‘spelling & zakelijk schrijven: 10 voor taal’

 

10-stappenplan voor een effectieve brief of e-mail

By | Effectief schrijven | No Comments

Het schrijven van (zakelijke) brieven en/of e-mails wordt door veel mensen als een tijdrovende klus ervaren. Het is belangrijk een brief te schrijven die de lezer niet voor problemen stelt, een bondige brief die lekker leest, een brief waarmee het doel wordt bereikt dat de schrijver voor ogen heeft. Samengevat: een heldere brief met effect!

Met onze 3 tips en het 10-stappenplan schrijf jij met gemak een effectieve brief!

Tip 1: Gezichtspunt van de lezer

Het belangrijkste is dat je brieven niet langer vanuit je eigen gezichtspunt schrijft, maar vanuit het gezichtspunt van de lezer.
Draai de knop om: het gaat erom dat de lezer jouw boodschap begrijpt, accepteert en bereid is deze in overweging te nemen, uit te voeren, enz.

Tip 2: Bepaal het doel

Bij communiceren, en dus ook bij het schrijven van brieven, is het belangrijk dat je je bewust bent van de doelen die je wilt bereiken,
dat je een goed beeld hebt van je publiek en dat je aandacht besteedt aan de situatie waarbinnen je communiceert.

Tip 3: Begrip & inlevingsvermogen

Bij een goede brief gaat het niet alleen om een goede indeling, goede stijl en goede spelling, maar ook om begrip en inlevingsvermogen.
Om respect, ook voor mensen die niet zo handelen als je verwacht. De kunst is de juiste toon te kiezen, de juiste woorden te vinden,
de lezer voor je te winnen in plaats van hem tegen je in het harnas te jagen.

Neem de tijd voor de voorbereiding: niet meteen de pen op het papier of de vingers op het toetsenbord,
maar eerst het antwoord zoeken op vragen zoals:
– Wat zijn mijn doelen?
– Wie zijn mijn lezers?
– Wat weten ze van het onderwerp?
– Hoe staan ze tegenover het onderwerp?

10 stappen plan voor een effectieve zakelijke brief

  1. Stel het onderwerp en de belangrijkste boodschap vast;afzender naar lezer
  2. Stel de doelen vast;
  3. Stel vast wie de lezers van de brief zijn;
  4. Stel vast welke informatie noodzakelijk is;
  5. Zet de informatie in een logische volgorde;
  6. Schud de hand van uw lezer;
  7. Schrijf een kladversie;
  8. Corrigeer de kladversie;
  9. Trap niet op de lange tenen van de lezers;
  10. Schrap de clichés, behoud de conventies.

Wil je meer leren over helder en effectief zakelijk schrijven?
Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien; spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.