Monthly Archives

april 2019

Vijf tips bij het voeren van lastige gesprekken

By | Personal Development | No Comments

Je bent het vast wel een keer tegengekomen, moeilijke gesprekken. Deze gesprekken zijn voor vele een grote angst. Deze gesprekken kunnen over vele onderwerpen gaan. Enkele voorbeelden hiervan zijn het aanspreken van mensen, het onderhandelen met klanten, of het beoordelen van bijvoorbeeld teksten.

Het belangrijkste wat iedereen moeten doen tijdens het voeren van een gesprek is de acceptatie van de ander zo hoog mogelijk te laten zien.

  1. Lichaamstaal en intonatie

Zorg als zender dat je sterk gebruik maakt van je lichaamstaal en intonatie. 93% van het overbrengen van de boodschap wordt bepaald door deze 2 elementen. Slechts 7% door de woorden die men spreekt. Dit zorgt er voor dat je stevig in je schoenen staat en zelfverzekerd overkomt op het publiek.

  1. Actief luisteren

Zorg dat je werkelijk oprechte interesse toont in de ander. Dat je goed luistert naar hetgeen dat de ander te zeggen heeft. Dwing jezelf desnoods om ook op de ander over te komen als een goede luisteraar. Vat regelmatig samen wat de ander zegt. Maak goed gebruik van je mimiek. Vraag door. Stel open vragen. Als men het gevoel heeft dat je dat niet doet (en het gesprek slechts een formaliteit is en dat alles al bepaald is) dan accepteert men je boodschap ook niet. Dit zorgt er voor dat het publiek denkt dat jij daadwerkelijk interesse in hun hebt. Dit creëert vertrouwen bij deze personen.

  1. Positieve en negatieve feedback

Theorie hierover geeft veelal aan om bij het aangegeven kritiekpunten, eerst te beginnen met te vertellen wat goed gaat. Andere theorie geeft aan dat je negatieve feedback direct moet brengen en moet eindigen met positieve feedback.

Belangrijk is dat je rekening moet houden met het fenomeen van selectieve perceptie. Negatieve feedback (gevoel: ’’Dat hoor ik niet graag/dat vind ik niet’’) komt 10x sterker over dan positieve feedback (gevoel: ‘’Leuk dat je het zegt’’)

Geef 5 positieve punten en 1 negatief punt en het negatieve punt zal overheersen bij de ontvanger. Kortom: hou rekening met het fenomeen dat men de positieve opmerkingen wantrouwt als je het laat volgen door het negatieve punt. Zorg dat je ook aanspreekmomenten hebt waarin je louter en alleen positief nieuws brengt dat wordt dan ook 100% vertrouwd en geaccepteerd.

  1. Vertrouwen creëren

Zorg dat je het vertrouwen hebt van de ander.  Als dit niet het geval is zal hij/zij je boodschap niet accepteren. Vertrouwen creëer je door integriteit, duidelijkheid en consequent handelen.

  1. Schrik niet terug voor hogere of lage kwalificaties

Maar zorg ervoor dat het gesprek gericht blijft op oplossingen. Men accepteert jouw (in hun ogen vaak te) lage kwalificaties eerder als men het gevoel heeft dat je echt als doel heeft om een verbetering te bewerkstelligen. En niet dat je als doel hebt om bijvoorbeeld ‘de baas te spelen’ of om ‘een case op te bouwen’ tegen de beoordeelde en dat je er dus een 2e agenda op na houdt.

Iedereen maakt fouten!

By | Personal Development | No Comments

De ingelijste € 300.000,- fout van de directeur

Iedereen heeft het vast wel eens meegemaakt, je maakt een grote fout alleen durft het niet toe te geven aan je collega’s of aan je vrienden. Fouten maken hoort bij het leven. Hoogst waarschijnlijk zijn er collega’s in je omgeving die precies hetzelfde voelen als wat jij voelt. Niemand is zo perfect dat alles goed gaat, het hoort er bij.

Door de fouten die je maakt bespreekbaar te maken, zorg je ervoor dat een onderwerp als dit bespreekbaar wordt op de werkvloer. Het probleem kan dan opgelost worden en daarnaast kan ervoor gezorgd worden dat een fout als deze niet meer voor komt, zowel door jou zelf als door je mede-collega’s.

Hieronder is een kort voorbeeld te vinden waaruit blijkt dat niet iedereen prefect is en dat het maken van fouten bij het leven hoort:

‘’Maakt u nooit fouten’’?, vroeg de consultant aan de directeur. ‘’o ja hoor ….’’, zei deze eerlijk…. ‘’ik heb zelf eens persoonlijk een order om zeep geholpen …. ontzettend balen …. Ik heb de e-mail nog met de afwijzing …’’.

Toen vroeg de consultant: ‘’En weten uw mensen dat ook …… ?’’

Verschrikt antwoordde de directeur:

‘’Eeuh, nee natuurlijk niet …. Dat zou niet zo’n goed voorbeeld zijn’’.

De consulent antwoordde:

‘’Juist wel lijkt me…. Waarom lijst u die e-mail niet in en hangt u het op in uw kantoor….

zodat:

  1. De mensen kunnen zien dat iedereen fouten maakt en u een goed voorbeeld geeft van zelfreflectie en
  2. u een transparante en open communicatie laat zien, waarin de mensen zelf ook zich vrijer voelen in het delen van hun eigen fouten.

Conclusie:

Door een gezonde en eerlijk communicatie over gemaakte fouten (met name ook door de top) zullen er in de gehele organisatie eerder problemen gezien (en toegegeven) worden en aangepakt kunnen worden …. toch? Vertel dus als hoger management niet alleen de succesverhalen van jezelf, maar deel ook je missers. Dan durven anderen die ook eerder te delen, zodat de organisatie er beter van wordt.

MindMapping, wat is dat precies?

By | Time Management | No Comments

Een MindMap bestaat uit een centraal woord en rond dat woord teken je de 5 tot 10 belangrijkste ideeën die gerelateerd zijn aan het woord. Dan neem je weer elk idee-woord en teken je weer 5 tot 10 belangrijke ideeën die daaraan gerelateerd zijn.

Op deze wijze kan men snel een exponentieel aantal gerelateerde ideeën produceren zonder veel mentale moeite! Een schrijfblokkade komt men amper tegen indien men deze methode kent.

Welke voordelen biedt Mindmapping?

De belangrijkste voordeel van Mindmapping is dat je informatie later beter voor de geest kunt halen en het makkelijker maakt om verbanden te zien.

Enkele toepassingsmogelijkheden:

  • met minder moeite structuur brengen in de veelheid van informatie;
  • sneller nota nemen;
  • makkelijker onthouden;
  • eenvoudiger hoofd- en bijzaken onderscheiden;
  • efficiënter informatie overdragen.

Mindmapping stimuleert beide hersenhelften en activeert de creativiteit. Op deze manier creëer je eenvoudig creatieve oplossingen.

Wat kun je doen met een MindMap?

  • notuleren;
  • creatief schrijven en rapporteren;
  • studeren (individueel);
  • studeren met een groep;
  • vergaderingen – denktanks;
  • geven van een speech.

Naast het maken van Mindmaps zijn er nog verschillende andere manieren om (grote) hoeveelheden informatie te kunnen ‘opslaan’ (onthouden).
Wil je efficiënter leren werken? Neem eens een kijkje bij de training Speedmanagement of Turbosecretaresse!

Weet jij hoe je hersenen werken?

By | Effectief schrijven | No Comments

Elk brein bestaat uit zo’n miljoen miljoen cellen, 1.000.000.000.000! Elke cel, neuron is een elektrochemisch complex en een krachtige microdata-processor en transmitter. Zo’n cel ziet eruit als een superinktvis met duizenden tentakels.

Elke keer als je denkt, wordt er een bericht verstuurd langs deze tentakels (dendrieten). De eerste keer moet het zijn weg vinden, hoe vaker deze weg gebruikt wordt, hoe makkelijker het gaat. Hoe vaker je dus patronen, kaarten of gedachten herhaalt, hoe minder weerstand er is. Met al die dendrieten zijn er gigantische mogelijkheden van paden. Als we die uit willen schrijven hebben we een getal dat start met een 1 gevolgd door 10.5 miljoen KILOMETER aan nullen.

We kunnen de hersenen duidelijk in een linker en een rechter hersenhelft verdelen. Links is analytisch en recht noemt men vaak het creatieve.

De helften zijn dominant in bepaalde activiteiten, maar zijn vaardig op elk vlak. Roger Sperry heeft deze in kaart gebracht.

Door een simpele vragenlijst kunnen we onze eigen dominante hersenhelft vaststellen.

 

De psychologie van leren en herinneren

Onderzoek heeft aangetoond dat tijdens een leerproces het brein voornamelijk de volgende dingen herinnert:

  • dingen van het begin van het leerproces;
  • dingen aan het eind van het leerproces;
  • dingen met een relatie naar iets dat we al kennen;
  • dingen die benadrukt worden als uniek of bijzonder
  • dingen die de zintuigen sterk aanspreken;
  • dingen die jou bijzonder interesseren.

Deze kenmerken en niet links, rechts zijn de basis voor een Mind Map.

De brein heeft 5 hoofdtaken:

  • Ontvangen: door je zintuigen.
  • Vasthouden: je geheugen, inclusief het kunnen opslaan en terughalen.
  • Analyseren: patroonherkenning en informatieprocessen.
  • Het uitgeven: een vorm van communicatie of creatieve handeling, inclusief denken.
  • Controleren: alle mentale en fysieke functies.

Deze 5 functies versterken elkaar. Het is makkelijker iets te ontvangen als je er interesse in hebt of gemotiveerd bent.

Zinsbouw, het instrument van de schrijver

By | Effectief schrijven | No Comments

Vaag en abstract: de lijdende vorm

Dezelfde mededeling kan op twee manieren worden geformuleerd:

  1. Bedrijvende vorm (iemand doet iets): De inspecteur beoordeelt uw aanvraag.
  2. Lijdende vorm (iets wordt gedaan door iemand): Uw aanvraag wordt door de inspecteur beoordeeld.

Als de lijdende vorm wordt gebruikt zonder de ‘door’-bepaling, dan wordt de formulering vaag. Van de lijdende vorm ‘iets wordt gedaan door iemand’ blijft dan alleen over ‘iets wordt gedaan’: Er wordt overwogen om de vleugel te verbouwen.

Wie overweegt hier iets? De directie, de gemeente, het Rijk? Dat staat er niet bij en wordt dus vaag gelaten.

Het wordt nog vager als een van de volgende zinnen luidt: Er wordt benadrukt dat de recreatieve functie niet mag verdwijnen.

Wie benadrukt hier? Zijn dat dezelfde personen of instanties die daarnet iets overwogen? Of zijn dat weer anderen? Het blijft onduidelijk, omdat de personen over wie het gaat, feitelijk niet genoemd worden. Een tekst die zo slordig omgaat met de persoon over wie het gaat, kán niet helder zijn.

De lijdende vorm kan je verbeteren door het gebruiken van de ‘door’-bepaling (door wie wordt iets gedaan?): Er wordt door het Rijk overwogen om de vleugel te verbouwen.

De lijdende vorm kan je onschadelijk maken door de bedrijvende vorm te gebruiken. Die dwingt de schrijver namelijk om het onderwerp te noemen.

Passief Actief
De opdracht zal worden uitgevoerd… Wij zullen de opdracht uitvoeren…
Ons is gevraagd… Onze docent vraagt van ons…
Er was nog niet ingegrepen, hoewel er bijzonder lang gesproken werd. De voorzitter had nog niet ingegrepen, hoewel de woordvoerder bijzonder lang sprak.

Gebruik de lijdende vorm als de handelende persoon:

  • niet relevant is: In § 6 wordt daar aandacht aan besteed.
  • onbekend is: Er is een overval gepleegd.
  • om tactische redenen niet wordt genoemd: Er is een fout geslopen in het reglement.

Schrijf jij onverstaanbaar? Met deze 5 tips schrijf jij verstaanbaar!

By | Effectief schrijven | No Comments

Onverstaanbaar en verstaanbaar schrijven

Je kent het vast wel, mailtjes of brieven die binnenkomen die zo onverstaanbaar en niet logisch zijn. In deze blog vindt je vijf tips over hoe je onverstaanbaar kunt schrijven en vervolgens vijf tips over je juist wel verstaanbaar kunt schrijven.

Vijf tips om onverstaanbaar te schrijven

Onverstaanbaar schrijven? Probeer het zo:

  1. Leef je niet in je lezer in, verkoop vooral je eigen verhaal;
  2. Verstop de kern van de boodschap diep in de tekst;
  3. Prop zoveel mogelijk informatie in zoveel mogelijk woorden;
  4. Maak er een zootje van;
  5. Wantrouw je lezer als de pest.

Vijf tips om verstaanbaar te schrijven

Verstaanbaar schrijven? Probeer het zo:

  1. Leef je in je lezer in.
    Schrijven is eigenlijk psychologie bedrijven op afstand. Je schat in hoe de lezer met de informatie zal omgaan. Je zoekt uit op welke manier je informatie op maat van de lezer kunt aanbieden. Hoe meer op maat, hoe beter. Houd daarbij in het achterhoofd dat we teksten van de overheid doorgaans niet voor ons plezier lezen. Denk maar aan formulieren die we voor de overheid moeten invullen. We haken ook snel af als we boodschappen niet op onze eigen persoon kunnen betrekken. Verlies je lezer of doelgroep dus nooit uit het oog.
  2. Zet de kern van je boodschap vooraan.
    Durf met de deur in huis te vallen. Lezers hebben geen zin om brieven, e-mails, brochures en instructies te ontcijferen alsof het spijkerschrift is. Zeg meteen waar je naartoe wilt, ook al is dat slecht nieuws voor de lezer. Zeg meteen wat je van de lezer verwacht, ook als die liever niet doet wat je hem vraagt of voorstelt.
  3. Filter je boodschap totdat ze helemaal beter is.
    Stem de hoeveelheid informatie af op het doel van je boodschap, en niet omgekeerd. Meet de kwaliteit van een tekst niet zomaar af aan de lengte, maar wees streng voor jezelf. ‘’Schrijven is schrappen’’, zei Godfried Bomans. Er zijn massa’s nota’s van ambtenaren die ongelezen in snippermanden of archiefkasten zijn verdwenen.
  4. Breng orde in je verhaal.
    Maak je boodschap toegankelijk. Gebruik duidelijke titels, informatieve tussenkopjes, opsomming, eenvoudige tabellen en schema’s, en inhoudsopgaven. Op websites: een duidelijke navigatiestructuur en interne links.
  5. Ga op gelijke voeten met je lezer om.
    Straal vertrouwen in de lezer uit. Ga er niet zomaar van uit dat de lezer misbruik zal maken van de overheid. Maatregelen en sancties worden bedreigingen als je ze zonder reden op de lezer loslaat. Negatieve boodschappen worden nog negatiever als je geen enkele vorm van begrip toont. Of met andere woorden: ga altijd na hoe je zelf op de boodschap zou reageren.

Taal adviseur: Dick Caluwé

Waarom schrijven zo lastig is en wat je kunt doen om het makkelijker te maken

By | Effectief schrijven | No Comments

Opeens ligt het op je bord, er is een “over ons” pagina nodig en jij bent degene die deze website tekst mag schrijven. Voel je het al wat warmer worden? Dan ben je zeker niet de enige! Het is nogal een opdracht als jij degene bent die de op één na belangrijkste pagina van een website moet gaan schrijven. Even een zoekopdracht in Google en een blik op de concurrentie geven je een beeld wat er precies van je verwacht wordt en dan begin je met typen. Ook hierin ben je niet alleen, maar dit is daar in tegen wel precies de reden dat veel bedrijven nietszeggende teksten, vol met begrippen, op hun website plaatsen.

Nu is de vraag, welke klant is daarmee te overtuigen?

Als je met iemand praat, zie je aan zijn of haar reactie wel of het overkomt wat je zegt. Je weet wie je voor je hebt, dus je kunt je helemaal afstemmen op deze persoon. Als je schrijft, heb je dat voordeel niet. Je ziet de reactie van de lezer niet. Je bent helemaal afhankelijk van de kwaliteit van de geschreven tekst, dus die moet volledig helder zijn.

We bespreken de meest voorkomende valkuilen bij het schrijven van teksten, hoe je deze ontwijkt en we delen verschillende tips en trics, zodat jij eenvoudig opmerkelijke teksten schrijft!

De juiste toon

Je doet een schriftelijke oproep of je schrijft een brief die slecht nieuws bevat.
Hoe tref je de juiste toon? De verschillende mogelijkheden:

  • De persoonlijke toon
    Je kunt ervoor kiezen om in jouw tekst zelf expliciet aanwezig te zijn. Je schrijft ik of we en heeft het over mijn/ons standpunt. Zo geef je blijk van jouw persoonlijke betrokkenheid.
  • De aanspreektoon
    Je spreekt de lezer aan met je (of jij) – let op voor een consistente aanspreektoon (wanneer je iemand e-mails met ‘je’ aanspreekt doe dat dan op bijvoorbeeld LinkedIn of Instagram)
  • De neutrale, afstandelijke toon
    Je spreekt de lezer niet persoonlijk aan. Als onderwerp kies je niet voor ik of we , maar een andere persoon of instantie.
    Je schrijft dus niet: wij vinden, maar: De stichting vindt / is van mening.

In welke situatie kies je voor een bepaalde toon?

  • In een brief zul je altijd blijk willen geven van een persoonlijke betrokkenheid, en dus vooral de persoonlijke toon gebruiken. Daarnaast zal je jouw lezer vaak nadrukkelijk willen aanspreken (aanspreektoon). Bij een slecht-nieuwsbrief is bij de ‘negatieve’ passages de neutrale toon vaak geschikter.
  • Folders en brochures schrijft je altijd in de aanspreektoon, zo nodig in combinatie met de persoonlijke toon. Voor minder ‘positieve’ informatie is de neutrale toon weer beter.
  • In zakelijke notities zoals beleidsnota’s is de neutrale toon de beste keus.

Schrijf verzorgde spreektaal

Schrijf verzorgde spreektaal. Dat wil zeggen, gebruik voor zinsbouw en woordkeus het beste uit de werelden van het gesproken én het geschreven woord:

  • Formuleer heldere zinnen met een kop en een staart en verbind de zinnen op een logische manier met elkaar.
  • Schrijf niet vaag en abstract, maar concreet.
  • Vermijd ingewikkelde constructies en plechtstatige woorden (‘in voege dezes’).

Een goede controle is de spraaktest: lees de tekst hardop en luister of dat enigszins natuurlijk overkomt.

Taaldilemma’s en ‘alinealogie’

Naast de juiste toon en het schrijven van verzorgde spreektaal loop je wellicht aan tegen wat verschillende taaldilemma’s.
Hoe zat het ook alweer precies? Klik hier om meer te lezen over de meest gemaakte taalfouten en hier om te lezen hoe jij ervoor kunt zorgen dat jouw teksten in duidelijke alinea’s worden verdeeld!

3 tips en 10-stappenplan’

Daarnaast hebben we 3 tips en een 10-stappenplan opgesteld voor het schrijven van effectieve brieven (of e-mails).
Wil je deze bekijken? Klik dan hier!

 

Niet meer twijfelen over taal? Neem dan eens een kijkje bij de training van onze taalgoeroe Rien;
Spelling & zakelijk schrijven: ‘10 voor taal’.